Zakelijke incasso bij wanbetaling: praktisch stappenplan voor ondernemers

Zakelijke incasso bij wanbetaling is een veelvoorkomend probleem voor ondernemers en buitenlandse bedrijven. Wanneer een zakelijke klant facturen niet betaalt, kan dit directe gevolgen hebben voor de liquiditeit, continuïteit en groei van uw onderneming. In dit uitgebreide artikel leest u wat u juridisch kunt doen bij zakelijke wanbetaling, welke stappen effectief zijn en wanneer procederen of beslag leggen zinvol is.

Geschreven door Onur Arslan, advocaat bij Arslan Advocaten. Ingeschreven in het rechtsgebiedenregister van de Nederlandse orde van advocaten voor arbeidsrecht en letselschade. Laatst bijgewerkt: 17 september 2026.

Wat wordt bedoeld met zakelijke incasso bij wanbetaling?

Van zakelijke incasso bij wanbetaling is sprake wanneer een onderneming te maken krijgt met een andere onderneming die een opeisbare factuur niet (tijdig) voldoet. In tegenstelling tot consumentenincasso gelden bij zakelijke incasso minder beschermende regels voor de debiteur, waardoor sneller juridische stappen mogelijk zijn.

Zakelijke wanbetaling komt onder meer voor bij:

• levering van goederen of diensten zonder betaling;
• structureel te late betalingen;
• geschillen over de uitvoering van een overeenkomst;
• financiële problemen bij de debiteur.

Vanaf wanneer loopt de rente?

Veel ondernemers denken dat rente pas gaat lopen zodra zij een aanmaning sturen. Dat is onjuist, en het kost geld: rente die u had kunnen vorderen vanaf de vervaldatum, laat u zo liggen.

Tussen ondernemingen geldt bovendien de wettelijke handelsrente (artikel 6:119a BW), die aanzienlijk hoger ligt dan de gewone wettelijke rente van artikel 6:119 BW. Bij een langlopende vordering scheelt dat fors. Contractueel een hogere rente afspreken mag, mits dat geldig is overeengekomen.

Wat kunt u naast de hoofdsom vorderen?

• Rente vanaf de datum hierboven tot de dag van betaling.
• Buitengerechtelijke incassokosten, volgens de wettelijke staffel: 15% over de eerste € 2.500, 10% over de volgende € 2.500, 5% over de volgende € 5.000, 1% over de volgende € 190.000 en 0,5% daarboven, met een minimum van € 40 en een maximum van € 6.775. Bij een zakelijke klant mag u daarvan afwijken als uw algemene voorwaarden dat geldig regelen; bij een consument niet, en dan moet u eerst een kosteloze veertiendagenbrief sturen.
• Proceskosten, als het tot een procedure komt: griffierecht, deurwaarderskosten en een forfaitair deel van het salaris van de advocaat. Dat forfait dekt zelden uw volledige advocaatkosten.

Bij een buitenlandse debiteur: twee losse vragen

Welke rechter bevoegd is, volgt binnen de EU uit de Brussel I bis-verordening: een geldige forumkeuze, anders de woonplaats van de verweerder of de plaats van uitvoering. Welk recht geldt, volgt uit Rome I — bij koop zonder rechtskeuze doorgaans het recht van het land van de verkoper. Die twee vallen dus niet samen: een Nederlandse rechter kan buitenlands recht moeten toepassen, en dat bepaalt ook de verjaringstermijn.

Zakelijke incasso bij wanbetaling: het juridische stappenplan

Stap 1: Controleer contract en algemene voorwaarden

Een succesvolle zakelijke incasso bij wanbetaling begint bij het contract. Controleer of afspraken zijn gemaakt over betalingstermijnen, rente, incassokosten, bevoegde rechter en toepasselijk recht.

Stap 2: Formele aanmaning

Hoewel een wettelijke veertiendagenbrief niet verplicht is bij zakelijke incasso, is een schriftelijke aanmaning wel verstandig. Hiermee wordt de debiteur formeel in gebreke gesteld en ontstaat aanspraak op rente en kosten.

Stap 3: Buitengerechtelijke incasso

Blijft betaling uit, dan volgt de buitengerechtelijke incassofase. Deze fase is bedoeld om betaling af te dwingen zonder direct te procederen. Dit kan effectief zijn, mits juridisch correct uitgevoerd.

Stap 4: Gerechtelijke procedure

Wanneer buitengerechtelijke incasso geen resultaat oplevert, kan een procedure worden gestart. Afhankelijk van het belang en de spoedeisendheid kan worden gekozen voor een bodemprocedure of kort geding.

Stap 5: Beslag en executie

Na een toewijzend vonnis kan beslag worden gelegd op bankrekeningen, inventaris of vorderingen van de debiteur. In veel gevallen maakt dit zakelijke incasso bij wanbetaling alsnog succesvol.

Wanneer heeft procederen bij zakelijke incasso geen zin?

Procederen is niet altijd de beste oplossing. In de praktijk zien wij dat zakelijke incasso bij wanbetaling minder kansrijk is wanneer:

• de debiteur geen verhaal biedt;
• de vordering (bijna) is verjaard;
• bewijs van levering ontbreekt;
• de kosten niet opwegen tegen het belang.

Een realistische haalbaarheidsanalyse voorkomt dat u geld investeert in een procedure zonder reëel resultaat.

Verjaring: bijna verjaard betekent nú handelen

Een vordering uit overeenkomst verjaart in beginsel na vijf jaar (artikel 3:307 BW), te rekenen vanaf de dag volgend op die waarop de vordering opeisbaar werd.

Nadert die termijn, dan is dat geen reden om de vordering af te schrijven maar juist om direct te handelen. U breekt de verjaring af door:

• Te stuiten: een schriftelijke aanmaning of een ondubbelzinnige mededeling waarin u zich uitdrukkelijk uw recht op nakoming voorbehoudt (artikel 3:317 BW). Er begint dan een nieuwe termijn te lopen. Zorg dat u kunt bewijzen dát en wanneer de brief is ontvangen — stuur hem aangetekend of per e-mail met bevestiging.
• Een procedure aanhangig te maken (artikel 3:316 BW).

Laat u de termijn verlopen, dan is de vordering niet meer afdwingbaar, hoe sterk uw bewijs ook is. Bij een buitenlandse debiteur geldt bovendien de termijn van het toepasselijke recht, die korter kan zijn dan vijf jaar.

Internationale zakelijke incasso

Ook bij internationale handel komt zakelijke wanbetaling veel voor. Buitenlandse leveranciers die te maken krijgen met een Nederlandse debiteur kunnen vaak procederen in Nederland. Het Nederlandse recht en de Nederlandse rechter zijn regelmatig bevoegd.

De Europese Unie biedt hierover algemene informatie via Your Europe – Debt recovery.

Veelgemaakte fouten bij zakelijke incasso

• te lang wachten met actie ondernemen;
• onduidelijke of onvolledige facturen;
• geen bewijs van levering of uitvoering;
• procederen zonder zicht op verhaal;
• geen juridische strategie bepalen.

Wat kan Arslan Advocaten voor u betekenen?

Arslan Advocaten staat ondernemers en buitenlandse bedrijven bij in zakelijke incasso bij wanbetaling. Wij beoordelen de juridische haalbaarheid, bepalen de juiste strategie en begeleiden u bij buitengerechtelijke incasso, procedures en beslaglegging.

Lees ook meer over onze dienstverlening bij incasso en betalingsgeschillen.

Kosten en financiering bij zakelijke incasso

Wij werken bij zakelijke geschillen in beginsel niet op basis van kosteloze juridische bijstand. Voor een deel van de zaken is procesfinanciering mogelijk: een onafhankelijke financier betaalt dan de proceskosten. Dat is geen gratis procederen. Wat het wel en niet betekent:

Wij bespreken vooraf welke route bij uw zaak past: een uurtarief, een vaste prijs per fase, rechtsbijstandverzekering of procesfinanciering. U krijgt een schatting van de kosten en van wat er bij verlies overblijft, zodat u de afweging zelf kunt maken.

Over de auteur

Dit artikel is geschreven door Onur Arslan, advocaat en oprichter van Arslan Advocaten. Hij is gespecialiseerd in bedrijfsmatige geschillen, waaronder zakelijke incasso, aandeelhoudersconflicten en internationale handelsgeschillen.

Wilt u bespreken of uw zaak geschikt is voor juridische stappen of procesfinanciering?

👉 Bekijk het profiel van Onur Arslan en neem direct contact op.