Zakelijke incasso is voor veel ondernemers onvermijdelijk. U heeft werk geleverd of goederen verkocht, maar de betaling blijft uit. Onbetaalde facturen drukken direct op uw liquiditeit en kosten onnodig tijd en energie. Toch wachten veel ondernemers te lang met actie ondernemen.
In dit artikel leggen wij stap-voor-stap uit hoe zakelijke incasso werkt, welke mogelijkheden u heeft en wanneer juridische stappen zinvol zijn.
Wanneer is zakelijke incasso aan de orde?
Van zakelijke incasso is sprake wanneer:
- u zakendoet met een andere onderneming;
- u correct heeft geleverd;
- de factuur opeisbaar is;
- betaling uitblijft zonder geldige reden.
Dit kan gaan om één onbetaalde factuur, maar ook om structurele wanbetaling.
Waarom ondernemers te lang wachten met incasso
Veel ondernemers stellen incasso uit omdat zij:
- de relatie niet willen beschadigen;
- denken dat betaling vanzelf komt;
- geen zin hebben in juridisch gedoe;
- bang zijn voor kosten.
In de praktijk zien wij dat juist snel en professioneel optreden de kans op betaling vergroot.
Stap 1: Controleer uw juridische positie
Voordat u een zakelijke incasso start, is het belangrijk om uw positie te controleren.
Beantwoord onder meer de volgende vragen:
- is er een overeenkomst of opdracht?
- is het werk correct uitgevoerd?
- is de factuur juist en opeisbaar?
- zijn algemene voorwaarden van toepassing?
Als deze basis klopt, staat u doorgaans sterk.
Stap 2: Stuur een duidelijke betalingsherinnering
De eerste stap in een incassotraject is vaak een schriftelijke betalingsherinnering.
Hierin vermeldt u:
- het openstaande bedrag;
- de factuurdatum;
- een concrete betaaltermijn;
- de consequenties bij uitblijven van betaling.
Blijf zakelijk en feitelijk.
Stap 3: Ingebrekestelling
Blijft betaling uit, dan volgt meestal een ingebrekestelling. Dit is een formele brief waarin u de debiteur een laatste kans geeft om alsnog te betalen.
Een goede ingebrekestelling:
- is schriftelijk;
- verwijst naar de overeenkomst;
- stelt een duidelijke termijn;
- kondigt vervolgstappen aan.
Vaak leidt dit stadium al tot betaling.
Stap 4: Juridische incasso
Als betaling alsnog uitblijft, kan juridische incasso worden gestart.
Dit betekent dat een advocaat de debiteur formeel aanspreekt. De ervaring leert dat dit vaak voldoende druk oplevert om betaling af te dwingen, zonder dat een procedure nodig is.
Stap 5: Gerechtelijke procedure
Leidt ook juridische incasso niet tot betaling, dan kan een gerechtelijke procedure volgen.
In zo’n procedure kan worden gevorderd:
- betaling van de hoofdsom;
- wettelijke rente;
- incassokosten;
- proceskosten.
Veel zaken worden alsnog geschikt vóór een zitting.
Wat als de klant de factuur betwist?
Een veelgebruikt verweer bij incasso is dat de factuur wordt betwist.
Zoals uitgelegd in ons artikel factuur betwist, betekent dit niet automatisch dat betaling mag worden geweigerd.
Zakelijke incasso bij internationale klanten
Bij buitenlandse debiteuren is zakelijke incasso complexer. Verschillende rechtsstelsels en taalbarrières spelen een rol.
Lees meer over onze aanpak bij internationale incasso in Nederland.
Veelgemaakte fouten bij zakelijke incasso
- te lang wachten met actie;
- geen ingebrekestelling sturen;
- emotioneel communiceren;
- geen bewijs verzamelen;
- te snel afzien van juridische stappen.
Wat kan Arslan Advocaten voor u betekenen?
Arslan Advocaten ondersteunt ondernemers bij zakelijke incasso. Wij beoordelen uw zaak, bepalen de juiste strategie en begeleiden het volledige incassotraject.
Lees ook meer over onze werkzaamheden binnen het bedrijfsrecht en bij niet betaald voor geleverd werk.
Kosten en procesfinanciering bij zakelijke incasso
Bij zakelijke incassozaken werken wij in principe niet op basis van kosteloze juridische bijstand. Een zorgvuldige juridische aanpak is essentieel.
Dat betekent echter niet dat u deze kosten zelf hoeft te dragen. In veel incassozaken is procesfinanciering mogelijk.
Wij werken samen met een onafhankelijke procesfinancier die – na inhoudelijke beoordeling – kan besluiten om:
- alle advocaatkosten te betalen;
- het griffierecht te voldoen;
- eventuele deskundigenkosten te dragen.
Indien procesfinanciering wordt toegekend, betaalt u als cliënt per saldo niets. De procesfinancier draagt het volledige financiële risico.
De procesfinancier ontvangt alleen een vergoeding bij succes. Voor u betekent dit dat u uw geld kunt innen zonder financieel risico.
Over de auteur
Dit artikel is geschreven door Onur Arslan, advocaat en oprichter van Arslan Advocaten. Hij staat ondernemers bij in incasso- en betalingsgeschillen.
Wilt u weten hoe groot de kans is dat uw vordering wordt geïnd?
👉 Bekijk het profiel van Onur Arslan en neem direct contact op.
Lees ook
- Internationale incasso in Nederland
- Faillissement van een contractpartij: wat zijn uw rechten als ondernemer?
- Bestuurdersaansprakelijkheid bij faillissement: wanneer is een bestuurder persoonlijk aansprakelijk?
Veelgestelde vragen
Wanneer is zakelijke incasso aan de orde?
Zakelijke incasso is aan de orde wanneer u met een andere onderneming handelt, correct heeft geleverd, de factuur opeisbaar is en betaling uitblijft zonder geldige reden. Het kan gaan om één factuur of structurele wanbetaling.
Wat is de eerste stap in het incassotraject?
De eerste stap is het sturen van een duidelijke betalingsherinnering waarin u het openstaande bedrag, de factuurdatum, een betaaltermijn en de consequenties bij uitblijven vermeldt. Het is belangrijk om zakelijk en feitelijk te blijven.
Wanneer is een ingebrekestelling nodig?
Een ingebrekestelling is nodig als betaling uitblijft na de herinnering. Het is een formele brief waarin u de debiteur een laatste kans geeft, met een duidelijke termijn en verwijzing naar de overeenkomst.
Wat moet ik doen als de debiteur de factuur betwist?
Als de debiteur de factuur betwist, betekent dit niet automatisch dat u niet kunt incasseren. U kunt nog steeds stappen ondernemen, maar het is belangrijk om de betwisting goed te beoordelen en eventueel juridisch advies in te winnen.
