Een vordering of een deurwaarder aan de deur?
Incassokosten zijn wettelijk gemaximeerd. Wat een incassobureau vraagt, is niet altijd wat het mag vragen.
- Betwist u de vordering? Laat dat schriftelijk weten en laat het er niet bij zitten.
- Ook een oude vordering kan verjaard zijn. Dat is het nakijken waard.
- Stuur ons de brieven op, dan zeggen wij wat klopt en wat niet.
Bel 070 450 0300WhatsApp onsStuur uw stukken op
Het eerste gesprek is kosteloos en vertrouwelijk. Zes vestigingen in Nederland. Wij spreken ook Turks, Pools en Engels.
Klant betaalt uw factuur niet?
Controleer eerst of er al verzuim is — dat bepaalt of u rente en incassokosten kunt vorderen.
- Controleer de betaalafspraken en laat beoordelen of al verzuim is ingetreden of een ingebrekestelling nodig is.
- Is uw klant een onderneming, dan hoeft u geen veertiendagenbrief te sturen.
- Verzamel nu het leverings- en communicatiebewijs; daar valt of staat de zaak later mee.
Bel 070 450 0300Laat mijn vordering beoordelen
Het eerste gesprek is kosteloos en vertrouwelijk. Zes vestigingen in Nederland. Wij spreken ook Turks, Pools en Engels.
Met dit zakelijke incasso stappenplan bereidt u het innen van een openstaande factuur voor. Wilt u de vordering, het verweer van uw klant of een mogelijke procedure laten beoordelen? Bekijk onze hulp van een incasso advocaat voor ondernemers.
Zakelijke incasso is voor veel ondernemers onvermijdelijk. U heeft werk geleverd of goederen verkocht, maar de betaling blijft uit. Onbetaalde facturen drukken direct op uw liquiditeit en kosten onnodig tijd en energie. Toch wachten veel ondernemers te lang met actie ondernemen.
Geschreven door Onur Arslan, advocaat bij Arslan Advocaten. Ingeschreven in het rechtsgebiedenregister van de Nederlandse orde van advocaten voor arbeidsrecht en letselschade. Laatst bijgewerkt: 17 september 2026.
In dit artikel leggen wij stap-voor-stap uit hoe zakelijke incasso werkt, welke mogelijkheden u heeft en wanneer juridische stappen zinvol zijn.
Wanneer is zakelijke incasso aan de orde?
Van zakelijke incasso is sprake wanneer:
- u zakendoet met een andere onderneming;
- u correct heeft geleverd;
- de factuur opeisbaar is;
- betaling uitblijft zonder geldige reden.
Dit kan gaan om één onbetaalde factuur, maar ook om structurele wanbetaling.
Waarom ondernemers te lang wachten met incasso
Veel ondernemers stellen incasso uit omdat zij:
- de relatie niet willen beschadigen;
- denken dat betaling vanzelf komt;
- geen zin hebben in juridisch gedoe;
- bang zijn voor kosten.
In de praktijk zien wij dat juist snel en professioneel optreden de kans op betaling vergroot.
Stap 1: Controleer uw juridische positie
Voordat u een zakelijke incasso start, is het belangrijk om uw positie te controleren.
Beantwoord onder meer de volgende vragen:
- is er een overeenkomst of opdracht?
- is het werk correct uitgevoerd?
- is de factuur juist en opeisbaar?
- zijn algemene voorwaarden van toepassing?
Als deze basis klopt, staat u doorgaans sterk.
Stap 2: Stuur een duidelijke betalingsherinnering
De eerste stap in een incassotraject is vaak een schriftelijke betalingsherinnering.
Hierin vermeldt u:
- het openstaande bedrag;
- de factuurdatum;
- een concrete betaaltermijn;
- de consequenties bij uitblijven van betaling.
Blijf zakelijk en feitelijk.
Stap 3: verzuim — en wanneer een ingebrekestelling nodig is
Een ingebrekestelling is niet altijd nodig. Zij is de hoofdregel (artikel 6:82 BW), maar artikel 6:83 BW noemt gevallen waarin het verzuim zonder aanmaning intreedt. Dat scheelt tijd, en het bepaalt vanaf wanneer rente loopt.
| Situatie | Is een ingebrekestelling nodig? |
|---|---|
| Er is een fatale termijn afgesproken en die is verstreken (art. 6:83 sub a BW) — bijvoorbeeld een betaaltermijn in de overeenkomst of de algemene voorwaarden | Nee. Het verzuim treedt van rechtswege in op de vervaldatum. |
| De debiteur laat weten niet te zullen betalen (art. 6:83 sub c BW) | Nee. Uit die mededeling volgt het verzuim al. |
| Handelsovereenkomst tussen ondernemingen: geen betaaltermijn afgesproken (art. 6:119a BW) | De wettelijke handelsrente loopt in beginsel vanaf 30 dagen na ontvangst van de factuur of van de prestatie. Een aanmaning is daarvoor niet vereist. |
| Er is geen termijn afgesproken en geen van de uitzonderingen doet zich voor | Ja. Stel schriftelijk in gebreke met een redelijke termijn. Pas na die termijn is er verzuim. |
Een aanmaning sturen mag altijd, ook als het strikt niet hoeft: het levert bewijs op en houdt de deur open voor een regeling. Maar presenteer de brief niet als een wettelijke voorwaarde die er niet is — dan wacht u onnodig met rente en incassokosten.
Let op het verschil met de consument: is uw klant een particulier, dan moet u eerst een kosteloze veertiendagenbrief sturen voordat u incassokosten in rekening mag brengen (artikel 6:96 lid 6 BW). Tussen ondernemers geldt die eis niet.
Stap 4: Juridische incasso
Als betaling alsnog uitblijft, kan juridische incasso worden gestart.
Dit betekent dat een advocaat de debiteur formeel aanspreekt. De ervaring leert dat dit vaak voldoende druk oplevert om betaling af te dwingen, zonder dat een procedure nodig is.
Zekerheid en bijzondere debiteuren
Een incassotraject moet niet alleen aantonen dat u gelijk heeft, maar ook rekening houden met verhaal. Onderzoek concrete signalen dat vermogen verdwijnt en of zekerheid beschikbaar is. Conservatoir beslag kan onder voorwaarden verhaal veiligstellen, maar geeft niet direct betaling en kan eigen kosten- en aansprakelijkheidsrisico’s meebrengen.
Heeft u goederen geleverd, beoordeel dan tijdig een eigendomsvoorbehoud. Heeft u een zaak van de klant onder u — bijvoorbeeld na reparatie of bewerking — ga dan eerst na of u die mag vasthouden: de voorwaarden staan bij retentierecht bij een onbetaalde factuur. Is de debiteur via turboliquidatie beëindigd, dan vraagt dat om onderzoek naar informatie, baten en verdere rechtsmiddelen.
Stap 5: Gerechtelijke procedure
Leidt ook juridische incasso niet tot betaling, dan kan een gerechtelijke procedure volgen.
In zo’n procedure kan worden gevorderd:
- betaling van de hoofdsom;
- wettelijke rente;
- incassokosten;
- proceskosten.
Veel zaken worden alsnog geschikt vóór een zitting.
Wat als de klant de factuur betwist?
Een veelgebruikt verweer bij incasso is dat de factuur wordt betwist.
Zoals uitgelegd in ons artikel factuur betwist, betekent dit niet automatisch dat betaling mag worden geweigerd.
Zakelijke incasso bij internationale klanten
Bij buitenlandse debiteuren is zakelijke incasso complexer. Verschillende rechtsstelsels en taalbarrières spelen een rol.
Lees meer over onze aanpak bij internationale incasso in Nederland.
Veelgemaakte fouten bij zakelijke incasso
- te lang wachten met actie;
- geen ingebrekestelling sturen;
- emotioneel communiceren;
- geen bewijs verzamelen;
- te snel afzien van juridische stappen.
Wat kan Arslan Advocaten voor u betekenen?
Arslan Advocaten ondersteunt ondernemers bij zakelijke incasso. Wij beoordelen uw zaak, bepalen de juiste strategie en begeleiden het volledige incassotraject.
Lees ook meer over onze werkzaamheden binnen het bedrijfsrecht en bij niet betaald voor geleverd werk.
Kosten en financiering bij zakelijke incasso
Wij werken bij zakelijke geschillen in beginsel niet op basis van kosteloze juridische bijstand. Voor een deel van de zaken is procesfinanciering mogelijk: een onafhankelijke financier betaalt dan de proceskosten. Dat is geen gratis procederen. Wat het wel en niet betekent:
| Wat | Hoe het werkt |
|---|---|
| Selectie vooraf | De financier beoordeelt uw zaak zelf op bewijs, verhaalbaarheid en omvang. Een afwijzing komt regelmatig voor; er is geen recht op financiering. |
| Wat wordt betaald | Doorgaans advocaatkosten, griffierecht en kosten van deskundigen. Welke posten precies meegaan, staat in de financieringsovereenkomst. |
| Succesvergoeding | Bij een positieve uitkomst ontvangt de financier een vooraf afgesproken deel van de opbrengst. U houdt dus minder over dan de volledige vordering. |
| Eigen kosten | Kosten buiten de overeenkomst blijven voor uw rekening, bijvoorbeeld eigen uren, btw-posten of een afgewezen onderdeel van de vordering. |
| Verliezen | Verliest u, dan kunt u worden veroordeeld in de proceskosten van de tegenpartij. Of de financier die post draagt, hangt af van de afspraken. |
Wij bespreken vooraf welke route bij uw zaak past: een uurtarief, een vaste prijs per fase, rechtsbijstandverzekering of procesfinanciering. U krijgt een schatting van de kosten en van wat er bij verlies overblijft, zodat u de afweging zelf kunt maken.
Over de auteur
Dit artikel is geschreven door Onur Arslan, advocaat en oprichter van Arslan Advocaten. Hij staat ondernemers bij in incasso- en betalingsgeschillen.
Wilt u weten hoe groot de kans is dat uw vordering wordt geïnd?
👉 Bekijk het profiel van Onur Arslan en neem direct contact op.
Lees ook
- Internationale incasso in Nederland
- Faillissement van een contractpartij: wat zijn uw rechten als ondernemer?
- Bestuurdersaansprakelijkheid bij faillissement: wanneer is een bestuurder persoonlijk aansprakelijk?
Veelgestelde vragen
Wanneer is zakelijke incasso aan de orde?
Bij een zakelijke vordering die opeisbaar is en onbetaald blijft, terwijl u zelf correct heeft geleverd. Het kan om één factuur gaan of om structurele wanbetaling.
Wat is de eerste stap in het incassotraject?
Controleer uw juridische positie: de overeenkomst, de levering, de vervaldatum en de algemene voorwaarden. Stuur daarna een duidelijke betalingsherinnering met het bedrag, de factuurdatum, een termijn en de gevolgen bij uitblijven.
Is een ingebrekestelling altijd verplicht?
Nee. Is een fatale betaaltermijn afgesproken en verstreken, of laat de debiteur weten niet te zullen betalen, dan treedt het verzuim van rechtswege in (artikel 6:83 BW). Alleen als er geen termijn geldt en geen uitzondering opgaat, is een schriftelijke ingebrekestelling met redelijke termijn nodig. Sturen mag altijd: het levert bewijs op.
Mag ik incassokosten in rekening brengen?
Bij een zakelijke klant mag dat zodra er verzuim is, binnen de wettelijke staffel of volgens uw algemene voorwaarden. Bij een consument moet u eerst een kosteloze veertiendagenbrief sturen (artikel 6:96 lid 6 BW).
Wat moet ik doen als de debiteur de factuur betwist?
Een betwisting blokkeert incasso niet automatisch. Vraag om een concrete onderbouwing, weerleg die inhoudelijk en blijf betaling expliciet opeisen. Is een deel terecht betwist, vorder dan het onbetwiste deel door.
Meer informatie over incasso vindt u op de website van de overheid.
