Buitenlandse werkgever met personeel in Nederland: arbeidsrecht, ziekte en ontslag

Een buitenlandse onderneming die werknemers in Nederland inzet, moet onderzoeken welke Nederlandse arbeidsrechtelijke verplichtingen gelden. Een buitenlandse arbeidsovereenkomst, betaling vanuit het buitenland of een buitenlandse rechtskeuze schakelt Nederlandse werknemersbescherming niet automatisch uit. De feitelijke arbeidsrelatie, gewone werkplek, toepasselijke cao en internationale regels zijn bepalend. ^[S09][S24]

Voor internationale ondernemers begint een goede inrichting daarom vóór de eerste werkdag. Niet alleen het contract, maar ook loonadministratie, ziektebegeleiding, leidinggeven en beëindiging moeten op elkaar aansluiten. Deze gids bespreekt de belangrijkste aandachtspunten voor buitenlandse werkgevers, waaronder Turkse ondernemingen die personeel of een vestiging in Nederland hebben.

Welke onderneming is juridisch werkgever?

Leg vast welke onderneming de werknemer in dienst neemt en welke onderneming feitelijk instructies geeft. Binnen internationale groepen lopen contract, salarisbetaling en dagelijkse aansturing soms uiteen. Dat hoeft niet altijd onjuist te zijn, maar moet wel juridisch en administratief worden beoordeeld.

Vermeld de juiste rechtspersoon in de arbeidsovereenkomst. Een groepsnaam of Nederlandse handelsnaam kan onvoldoende duidelijkheid bieden. Onderzoek ook wie bevoegd is om het contract en latere wijzigingen te ondertekenen. Een buitenlandse manager heeft niet vanzelf dezelfde bevoegdheden als een statutair bestuurder.

Een Nederlandse BV is niet in iedere situatie vereist om iemand in Nederland te laten werken. Wel kunnen registratie, loonheffingen, sociale zekerheid en andere verplichtingen ontstaan. Laat ondernemingsrechtelijke, fiscale en arbeidsrechtelijke vragen daarom naast elkaar beoordelen in plaats van één registratie als volledige oplossing te beschouwen. ^[S01][S02]

Bij een nieuwe Nederlandse activiteit helpt de gids bedrijf starten in Nederland om de structuur, bevoegdheden en eerste contracten samen te organiseren.

Buitenlandse rechtskeuze: geen vrijstelling van bescherming

Voor individuele arbeidsovereenkomsten bevat Rome I specifieke regels. Een rechtskeuze mag een werknemer niet zonder meer de bescherming ontnemen van dwingende bepalingen van het recht dat zonder rechtskeuze van toepassing zou zijn. De plaats waar gewoonlijk wordt gewerkt is daarbij een belangrijk aanknopingspunt, maar de volledige situatie telt. ^[S09]

Een werknemer die structureel vanuit Nederland werkt voor een buitenlandse onderneming kan daarom niet uitsluitend worden beoordeeld aan de hand van het recht van het hoofdkantoor. Tijdelijke uitzending, thuiswerken en werkzaamheden in meerdere landen vragen om een afzonderlijke analyse.

Maak afspraken over werkplek, reizen en wijzigingen daarin. Een aanvankelijk tijdelijke situatie kan anders uitgroeien tot structureel werken vanuit Nederland zonder dat de werkgever de juridische gevolgen opnieuw beoordeelt. Ook een verhuizing op verzoek van de werknemer is niet automatisch zonder gevolgen voor de werkgever.

De taal van het contract verandert deze analyse niet. Een Engels of Turks model kan bruikbaar zijn, maar moet inhoudelijk passen bij de toepasselijke bescherming en de feitelijke arbeidsrelatie.

Onderzoek cao en pensioen vóór het salarisaanbod

Een cao kan relevant zijn door gebondenheid van partijen of doordat bepalingen algemeen verbindend zijn verklaard. Of een cao van toepassing is, hangt onder meer af van de werkingssfeer en de feitelijke activiteiten. De naam die een onderneming zichzelf geeft, is niet altijd doorslaggevend. ^[S24]

Cao-bepalingen kunnen betrekking hebben op salaris, toeslagen, werktijden, verlof, ziekte en andere arbeidsvoorwaarden. Een buitenlandse werkgever die alleen een aantrekkelijk basissalaris afspreekt, kan toch verplichtingen missen. Beoordeel daarom het volledige arbeidsvoorwaardenpakket.

Ook deelname aan een bedrijfstakpensioenfonds kan verplicht zijn. Een eigen buitenlandse pensioenregeling of de wens van de werknemer sluit Nederlandse verplichtingen niet vanzelf uit. Laat de werkingssfeer en eventuele uitzonderingen zorgvuldig onderzoeken.

Bewaar de onderbouwing van deze beoordeling. Bij verandering van activiteiten, overname of uitbreiding kan een eerdere conclusie achterhaald raken. Een cao- of pensioencheck is daarom niet uitsluitend een vraag voor de oprichtingsfase.

Wat hoort in een werkbare arbeidsovereenkomst?

Beschrijf de functie, werkzaamheden, werkplek, uren, beloning, verlof, toepasselijke regelingen en beëindigingsvoorwaarden. Geef aan welke bijlagen onderdeel van de afspraken zijn. Bij internationale ondernemingen zijn beleidsteksten soms afkomstig uit verschillende landen; controleer of deze niet onderling botsen.

Leg variabele beloning helder vast. Hoe worden doelen vastgesteld, wanneer ontstaat aanspraak en wat gebeurt er bij ziekte, uitdiensttreding of wijziging van werkzaamheden? Een bonusregeling die uitsluitend verwijst naar “management discretion” kan andere verwachtingen oproepen dan de werkgever bedoelt.

Denk ook aan thuiswerken, apparatuur, vertrouwelijkheid en intellectuele eigendom. De regeling moet proportioneel en uitvoerbaar zijn. Een zeer uitgebreid buitenlands handbook is niet automatisch een betere overeenkomst wanneer Nederlandse regels of de dagelijkse praktijk daarmee conflicteren.

Geef de werknemer een begrijpelijke toelichting. Zeker bij tweetalige documenten moet duidelijk zijn welke versie leidend is en welke afspraken individueel zijn gemaakt. Het doel is niet alleen ondertekening, maar aantoonbare overeenstemming over de inhoud.

Tijdelijke contracten en de ketenregeling

Een tijdelijk contract eindigt doorgaans op het overeengekomen moment, maar dat betekent niet dat opeenvolgende tijdelijke contracten onbeperkt mogelijk zijn. In het algemene Nederlandse kader kan na meer dan drie opvolgende tijdelijke contracten of overschrijding van drie jaar een overeenkomst voor onbepaalde tijd ontstaan. Onderbrekingen, opvolgend werkgeverschap en toegestane cao-afwijkingen kunnen van invloed zijn. ^[S25]

Controleer daarom eerdere contracten, ook wanneer iemand via een andere groepsmaatschappij of uitzendorganisatie heeft gewerkt. Een nieuwe bedrijfsnaam of nieuwe manager betekent niet automatisch een volledig nieuwe juridische start.

Leg verlengingen tijdig en duidelijk vast. Laat niet pas na de laatste werkdag onderzoeken of de werknemer feitelijk is doorgegaan en welke gevolgen dat heeft. Een contractadministratie moet signaleren wanneer een aanzegging, verlenging of andere beslissing nodig is.

Een tijdelijk contract is bovendien niet altijd tussentijds opzegbaar. Daarvoor zijn de afspraken en wettelijke vereisten relevant. Een buitenlandse standaardclausule over vrije beëindiging kan de Nederlandse ontslagbescherming niet eenvoudig vervangen.

Proeftijd en aanzegging: twee verschillende onderwerpen

Een proeftijd moet aan strikte vereisten voldoen. Bij een contract van zes maanden of korter is geen proeftijd toegestaan. Bij een tijdelijk contract langer dan zes maanden maar korter dan twee jaar geldt doorgaans maximaal één maand. Bij een contract van twee jaar of langer en bij een overeenkomst voor onbepaalde tijd geldt in beginsel maximaal twee maanden. Toegestane afwijkingen en bijzondere situaties moeten afzonderlijk worden gecontroleerd. ^[S26]

Een ongeldige proeftijd geeft geen vrije ontslagmogelijkheid. Controleer daarom de exacte looptijd, schriftelijke afspraak en eventuele eerdere werkzaamheden voordat tijdens de proeftijd wordt beëindigd.

Aanzegging is iets anders. Bij tijdelijke contracten van zes maanden of langer geldt in beginsel een schriftelijke informatieplicht over voortzetting, uiterlijk één maand voor het einde. Er bestaan uitzonderingen. Het te laat of niet aanzeggen kan een afzonderlijke vergoeding opleveren. ^[S27]

Een automatische herinnering in het HR-systeem is nuttig, maar bewijs van de daadwerkelijk verstuurde aanzegging blijft belangrijk. De datum waarop intern een besluit is genomen, is niet hetzelfde als de datum waarop de werknemer schriftelijk is geïnformeerd.

Zieke werknemer: loonbetaling en re-integratie

Bij ziekte bestaat in het Nederlandse stelsel in beginsel een loondoorbetalingsverplichting gedurende maximaal 104 weken, met wettelijke uitgangspunten en mogelijke aanvullingen vanuit contract of cao. Het wettelijke percentage is doorgaans ten minste 70%, waarbij onder meer de minimumloonbescherming in het eerste ziektejaar relevant is. Bijzondere situaties kunnen tot andere gevolgen leiden. ^[S28]

Een buitenlandse werkgever kan deze verplichtingen niet negeren omdat in het thuisland een ander systeem geldt. Regel tijdig deskundige begeleiding en een werkbaar verzuimproces. De bedrijfsarts heeft een andere rol dan de manager of salarisadministratie.

Re-integratie vraagt om actieve inzet van werkgever en werknemer. Bewaar relevante afspraken, adviezen en voortgang zonder medische gegevens te verzamelen die de werkgever niet behoort te verwerken. Vraag een werknemer niet om een volledige diagnose voor het personeelsdossier.

Bij tekortschietende re-integratie-inspanningen kunnen aanvullende gevolgen ontstaan, waaronder verlenging van de loondoorbetalingsperiode. Daarom is het riskant pas aan het einde van twee ziektejaren te bekijken of het dossier compleet is. ^[S29]

Ziekte is niet automatisch een ontslaggrond

Tijdens ziekte gelden opzegverboden en bijzondere regels. Een zieke werknemer ontslaan omdat langdurige afwezigheid organisatorisch lastig is, is niet zonder meer toegestaan. Ook wanneer een andere ontslagreden bestaat, moet de relatie met ziekte en de gekozen route zorgvuldig worden beoordeeld. ^[S29]

Na langdurige arbeidsongeschiktheid kan onder voorwaarden een ontslagroute via UWV beschikbaar zijn. Daarbij zijn onder meer duur, herstelverwachting en herplaatsing relevant. Het verstrijken van 104 weken betekent niet automatisch dat iedere beëindiging rechtsgeldig is.

Een tijdelijk contract kan tijdens ziekte op de overeengekomen einddatum eindigen, maar dat laat andere verplichtingen niet zonder meer verdwijnen. Onderzoek informatie, administratie, eventuele uitkeringsaspecten en het onderscheid tussen aflopen en tussentijdse beëindiging.

Laat een individuele zaak beoordelen voordat een beëindigingsbrief of vaststellingsovereenkomst wordt aangeboden. Een verkeerd gekozen route kan aanzienlijke financiële en procedurele gevolgen hebben.

Ontslag wegens economische redenen of functioneren

Bij bedrijfseconomisch ontslag en ontslag na langdurige arbeidsongeschiktheid speelt UWV doorgaans een centrale rol. Voor verschillende persoonsgebonden ontslaggronden, zoals disfunctioneren of een verstoorde arbeidsverhouding, loopt de route in beginsel via de kantonrechter. De concrete grond en omstandigheden bepalen de aanpak. ^[S30]

Een buitenlandse reorganisatiebeslissing is niet automatisch voldoende om Nederlandse werknemers te ontslaan. De Nederlandse onderbouwing, selectie, herplaatsing en procedure moeten afzonderlijk kloppen. Laat internationale besluiten daarom tijdig toetsen op de gevolgen voor de Nederlandse organisatie.

Bij disfunctioneren zijn duidelijke verwachtingen, feedback en een passende gelegenheid tot verbetering belangrijk. Een werknemer uitsluitend tijdens de jaarlijkse beoordeling informeren dat het contract moet eindigen, kan te laat zijn. Een dossier moet de werkelijke begeleiding laten zien en geen achteraf geschreven rechtvaardiging vormen.

Ontslag op staande voet kent strikte vereisten. Een verdenking, boosheid of buitenlandse beleidsregel is geen vervanging voor onderzoek naar een dringende reden en de overige eisen. Vraag bij een acute situatie direct advies voordat definitief wordt gehandeld.

Vaststellingsovereenkomst en transitievergoeding

Werkgever en werknemer kunnen afspraken maken over beëindiging met wederzijds goedvinden. Leg einddatum, betalingen, vrijstelling van werk, verlof, bedrijfseigendommen en andere relevante onderwerpen helder vast. Besteed ook aandacht aan de gevolgen voor de werknemer, waaronder de opzegtermijn en uitkeringspositie. ^[S31]

De werknemer heeft bij een beëindigingsovereenkomst een wettelijke bedenktijd van veertien dagen. Wanneer niet op de wettelijk vereiste wijze op die bedenktijd wordt gewezen, bedraagt deze drie weken. Een clausule dat het contract “onherroepelijk” is, schakelt deze bescherming niet uit. ^[S31]

De transitievergoeding heeft een eigen wettelijk kader. Bij beëindiging op initiatief van de werkgever kan een aanspraak bestaan, afhankelijk van de route en uitzonderingen. Bij een onderhandelde beëindiging moeten partijen concreet vastleggen welke vergoeding is afgesproken; een algemene verwijzing naar wettelijke rechten voorkomt niet iedere discussie. ^[S32]

Bereken loon, vaste looncomponenten en relevante variabele beloning zorgvuldig. Gebruik geen verouderd maximumbedrag of buitenlandse berekeningsmethode zonder controle van de actuele Nederlandse regels.

Concurrentiebeding: bestaand recht en voorstellen uit elkaar houden

Een concurrentie- of relatiebeding kan gevolgen hebben voor de mogelijkheden na uitdiensttreding. De geldigheid en afdwingbaarheid hangen onder meer af van de contractvorm, schriftelijke vastlegging en wettelijke eisen. Bij tijdelijke contracten gelden bijzondere voorwaarden voor een concurrentiebeding. ^[S33]

Internationale werkgevers moeten terughoudend zijn met een wereldwijd standaardverbod. De formulering moet passen bij het te beschermen belang en de concrete werkzaamheden. Een beding dat in een ander land gebruikelijk is, is niet automatisch in Nederland afdwingbaar.

Er zijn voorstellen om de regels te wijzigen. Een aangekondigd wetsvoorstel is echter niet hetzelfde als geldend recht. Controleer bij advisering en contractsluiting de actuele inwerkingtreding en eventuele overgangsregels; deze gids behandelt een toekomstig voorstel niet alsof het al van kracht is. ^[S34]

Zzp, detachering en werkvergunningen

De kwalificatie als zzp’er hangt niet alleen af van de overeenkomst. De feitelijke werkzaamheden en alle relevante omstandigheden tellen mee, waaronder aansturing, inbedding en ondernemerschap. Een KvK-inschrijving of periodieke factuur is niet op zichzelf beslissend. ^[S35]

Bij detachering of tijdelijke grensoverschrijdende dienstverlening kunnen aanvullende meld- en arbeidsvoorwaardenverplichtingen gelden. De Nederlandse meldregeling voor buitenlandse werkgevers ziet op een specifiek Europees kader. Die regeling mag niet zonder meer als dezelfde route voor iedere Turkse werkgever worden omschreven. ^[S36]

Ook het recht om in Nederland te werken moet apart worden onderzocht. Nationaliteit, verblijfsstatus, werkzaamheden en toepasselijke uitzonderingen bepalen welke vergunning of vrijstelling aan de orde kan zijn. Niet iedere werknemer valt onder dezelfde procedure, salarisgrens of toets. ^[S37]

Neem geen vaste boetebedragen uit oude blogs over zonder controle. De overtreding, omstandigheden en actuele regeling bepalen het risico. Goede voorbereiding is beter dan een standaardwaarschuwing met één verouderd bedrag.

Praktijkvoorbeeld: buitenlandse dienstverlener neemt een Nederlandse accountmanager aan

Een denkbeeldige internationale onderneming gebruikt haar bestaande Engelse contract voor een accountmanager die vanuit Nederland werkt. Het contract bevat een proeftijd van zes maanden, een algemene at-will-clausule en een verwijzing naar buitenlandse ziektebetaling.

De juiste beoordeling begint bij de feitelijke werkplek, werkgever en toepasselijke bescherming. Vervolgens worden contractvorm, proeftijd, loon, cao, pensioen en verzuimregeling onderzocht. De onjuiste onderdelen worden niet alleen vertaald, maar juridisch aangepast.

Ook de buitenlandse leidinggevende krijgt instructies over feedback, verlof, ziekmelding en beëindiging. Daarmee sluit de dagelijkse praktijk aan op het contract. Dit voorbeeld is fictief en illustreert een werkwijze; het is geen cliëntdossier of garantie op een bepaalde uitkomst.

Veelgestelde vragen

Kan een buitenlands bedrijf rechtstreeks iemand in Nederland aannemen?

Dat is in bepaalde situaties mogelijk zonder Nederlandse BV. Wel moeten de toepasselijke registratie-, loon-, arbeidsrechtelijke en andere verplichtingen worden beoordeeld en ingericht.

Geldt alleen buitenlands recht als dat in het contract staat?

Nee. De bijzondere regels voor arbeidsovereenkomsten kunnen dwingende werknemersbescherming behouden. De feitelijke werkplek en overige omstandigheden zijn belangrijk. ^[S09]

Kan ik altijd twee maanden proeftijd afspreken?

Nee. Bij contracten van zes maanden of korter is geen proeftijd toegestaan. Bij andere contracten hangt de toegestane duur af van onder meer looptijd en toepasselijke regels. ^[S26]

Moet een buitenlandse werkgever Nederlands ziekengeld betalen?

Wanneer de Nederlandse loondoorbetalingsregels van toepassing zijn, moet de werkgever daaraan voldoen. Contract of cao kan aanvullende verplichtingen bevatten. De internationale situatie moet eerst juist worden gekwalificeerd. ^[S28]

Kan een werknemer na ondertekening van een vaststellingsovereenkomst terugkomen op de afspraak?

De wettelijke bedenktijd bedraagt veertien dagen en kan bij ontbrekende verplichte informatie drie weken zijn. Houd daarmee rekening bij uitvoering van de overeenkomst. ^[S31]

Is een zzp-contract voldoende om loondienst uit te sluiten?

Nee. De feitelijke samenwerking en alle relevante omstandigheden bepalen de beoordeling. Een contractetiket, factuur of KvK-inschrijving is niet op zichzelf beslissend. ^[S35]

Arbeidsrechtelijke ondersteuning voor internationale werkgevers

Arslan Advocaten kan de Nederlandse arbeidsrechtelijke aspecten van uw personeelsvraagstuk met u bespreken. Deel de arbeidsovereenkomst, feitelijke werkplek, betrokken rechtspersonen en eventuele urgente termijnen. Bij een breder bedrijfsrechtelijk vraagstuk kunnen ook internationale contracten en de ondernemingsstructuur worden betrokken. Opdracht, expertise en kosten worden afzonderlijk afgestemd. ^[S10]