Bewust te veel reiskosten declareren kan ontslag op staande voet rechtvaardigen. Een fout in een declaratie leidt echter niet automatisch tot die uitkomst. Van belang zijn onder meer de gemaakte afspraken, wat u werkelijk heeft gereisd, of u bewust onjuiste gegevens heeft opgegeven en hoe uw werkgever na ontdekking heeft gehandeld. Bij een beschuldiging is het belangrijk om de stukken te bewaren en direct juridisch advies te vragen.
Door Onur Arslan, advocaat bij Arslan Advocaten.
Ik sliep ergens anders: mocht ik toch vanaf mijn woonadres declareren?
Dat hangt af van de regeling. Een vergoeding voor werkelijk gereisde kilometers is niet hetzelfde als een overeengekomen vaste vergoeding. Als u dichter bij de werkplek overnacht, mag u bij een regeling voor werkelijke kilometers niet zonder meer blijven declareren alsof u vanaf uw vaste woonadres bent vertrokken.
Het Gerechtshof Arnhem-Leeuwarden oordeelde op 26 oktober 2026 over een werknemer die op meerdere dagen vanaf een dichterbij gelegen verblijfplaats reisde, maar de volledige afstand vanaf zijn geregistreerde woonadres declareerde. De uitspraak is gepubliceerd op 3 november 2026.
Welke afspraken kon de werknemer bewijzen?
Volgens de toepasselijke afspraken ging het om een vergoeding per daadwerkelijk gereisde kilometer. De werknemer stelde dat hij altijd vanaf zijn geregistreerde woonadres mocht rekenen. Het hof vond die afwijkende afspraak niet bewezen. De overgelegde correspondentie ondersteunde zijn uitleg onvoldoende.
Ook het feit dat declaraties eerder waren uitbetaald, betekende niet dat de werkgever met deze manier van declareren had ingestemd. Uitbetalen via de administratie is iets anders dan bewust toestemming geven voor kilometers die niet zijn gereden. Het hof stelde in deze zaak vast dat de werknemer herhaaldelijk en opzettelijk onjuist had gedeclareerd (r.o. 3.11–3.17).
De praktische les is daarom: bewaar de oorspronkelijke afspraken, inclusief wijzigingen per e-mail. Is de regeling onduidelijk, vraag dan schriftelijk hoe u moet declareren bij overnachtingen elders, gecombineerd vervoer of thuiswerken. Een eigen veronderstelling over de regeling kan bij een conflict onvoldoende zijn.
Waarom hield het ontslag op staande voet hier stand?
Het hof beoordeelde de bewuste, herhaalde onjuistheden en het geschonden vertrouwen in samenhang met de overige omstandigheden. Het ging dus niet alleen om een los rekenfoutje of één onduidelijk ingevuld formulier.
Daarnaast moest de werkgever voldoende voortvarend handelen. In deze zaak deed hij onderzoek naar de declaraties en hoorde hij de werknemer na diens vakantie. Het ontslag volgde na dat gesprek. Het hof achtte het tijdsverloop in deze concrete omstandigheden verenigbaar met de eis dat ontslag op staande voet onverwijld wordt gegeven (r.o. 3.18–3.20).
Daaruit volgt geen algemene toestemming voor een werkgever om altijd tot na een vakantie te wachten. De datum waarop de relevante kennis beschikbaar was, het noodzakelijke onderzoek en het moment van horen moeten per zaak worden beoordeeld.
Wat waren de financiële gevolgen?
Het hoger beroep had voor de werknemer ook gevolgen voor loon en vergoedingen die eerder waren betaald. Het hof besliste onder meer tot terugbetaling van loon en de transitievergoeding. De ten onrechte ontvangen reiskosten moesten eveneens worden terugbetaald.
Het hof wees niet zonder meer het volledige door de werkgever gevraagde bedrag aan reiskosten toe. Voor een onderdeel was onvoldoende onderbouwd dat de betaling onverschuldigd was. Uiteindelijk werd € 3.531,88 netto aan reiskosten toegewezen (r.o. 3.29 en dictum 4.6).
De eerdere ontbinding van de arbeidsovereenkomst bleef daarnaast onderdeel van de procedure. De uitspraak laat zich daarom niet samenvatten als een standaardregel dat bij iedere declaratiefout alle loon en iedere vergoeding vervallen. Zowel de ontslaggrond als de afzonderlijke betalingsvorderingen vragen een eigen beoordeling.
Wat moet u doen als u wordt beschuldigd van declaratiefraude?
- Vraag welke declaraties worden betwist. Laat de werkgever de data, bedragen, reisafstanden en de ingeroepen regeling aanwijzen.
- Bewaar de originele administratie. Denk aan declaratieformulieren, roosters, agenda’s, overnachtingsafspraken en e-mails over de vergoeding. Wijzig of verwijder achteraf geen gegevens.
- Maak per betwiste dag een feitelijk overzicht. Waar vertrok u, waar werkte u, hoe reisde u en welke afspraak paste u toe? Scheid wat u weet van wat u achteraf niet meer kunt reconstrueren.
- Reageer zorgvuldig op een uitnodiging voor een gesprek. Vraag om de verwijten en stukken, geef een feitelijke toelichting en laat onjuiste aannames niet onweersproken. Vraag zo nodig om gelegenheid om advies in te winnen.
- Laat een ontslagbrief onmiddellijk beoordelen. Voor het aanvechten van ontslag op staande voet gelden zeer korte vervaltermijnen. Afwachten, alleen protesteren of onderhandelen is geen veilige vervanging voor tijdig procederen.
Onderteken ook niet zonder beoordeling een erkenning, terugbetalingsregeling of beëindigingsovereenkomst. Als u zich onder druk gezet voelt om zelf ontslag te nemen, speelt een andere juridische vraag. Daarover leest u meer bij zelf ontslag genomen onder druk.
Veelgestelde vragen
Is één verkeerde declaratie altijd fraude?
Nee. Een vergissing, een onduidelijke regeling en bewust onjuist declareren zijn verschillende situaties. De ernst, bedoeling, herhaling en overige omstandigheden moeten worden onderzocht. Deze uitspraak ging over herhaald en opzettelijk te hoog declareren.
Mijn werkgever heeft steeds betaald. Bewijst dat toestemming?
Niet automatisch. Van belang is of de werkgever wist hoe de declaraties waren opgebouwd en daarmee daadwerkelijk akkoord was. Alleen eerdere administratieve verwerking was in deze zaak onvoldoende.
Kan een werkgever eerst een vaststellingsovereenkomst aanbieden en daarna ontslag op staande voet verdedigen?
Dat kan. In deze zaak maakte het aangeboden alternatief het ontslag niet ongeldig. De inhoud en context van het voorstel blijven van belang. Uit een schikkingsvoorstel volgt niet vanzelf dat de werkgever erkent geen ontslaggrond te hebben.
Moet ik het gevraagde bedrag meteen terugbetalen?
Laat eerst controleren welke bedragen werkelijk onverschuldigd zijn betaald en hoe die zijn berekend. Ook in deze zaak werd een gedeelte van de terugvordering afgewezen wegens onvoldoende onderbouwing. Dat neemt niet weg dat een goed onderbouwde terugbetalingsplicht kan bestaan.
Hulp bij een ontslag of beschuldiging van fraude
Heeft u een ontslagbrief ontvangen of wordt u aangesproken op declaraties? Via onze contactpagina kunt u uw situatie voorleggen en een vestiging kiezen. Vermeld de datum van het ontslag en stuur de ontslagbrief en de relevante vergoedingsregeling mee. Wij bespreken vooraf de mogelijkheden om u bij te staan en de kosten. Lees ook onze uitleg over ontslag wegens fraude of diefstal.
Bron: Gerechtshof Arnhem-Leeuwarden, 26 oktober 2026, ECLI:NL:GHARL:2026:6873, in het bijzonder r.o. 3.11–3.20, 3.22–3.29 en het dictum. Dit is een bespreking van gepubliceerde rechtspraak, geen vermelding van een door ons behandelde zaak.
