Wat is een arbeidsconflict?

Een arbeidsconflict ontstaat wanneer de samenwerking tussen werknemer en werkgever ernstig verstoord raakt. Dit kan het gevolg zijn van meningsverschillen over functioneren, werkdruk, ziekte of reorganisatie. Soms ontstaat er zelfs een situatie waarin één van de partijen niet meer met de ander kan samenwerken.

Wanneer is mediation geschikt bij een arbeidsconflict?

Mediation is in vrijwel alle fases van een arbeidsconflict geschikt. Het kan uitkomst bieden wanneer belangen en mogelijkheden van beide partijen niet duidelijk zijn, of wanneer men denkt dat alle opties zijn uitgeput. Door een onafhankelijke mediator in te schakelen, ontstaat vaak snel helderheid over de onderliggende belangen en de ruimte die er nog is voor een oplossing.

Tijdens het mediationtraject worden de belangen en wensen van beide partijen open op tafel gelegd. Hierdoor wordt duidelijk of er nog werkbare opties zijn. Soms betekent dit dat partijen samen verder gaan; in andere gevallen wordt juist in goed overleg besloten uit elkaar te gaan. In beide scenario’s is sprake van een geslaagde mediation: het belangrijkste is dat de oplossing gezamenlijk, vrijwillig en met wederzijds begrip tot stand komt.

Let wel: mediation vraagt om bereidheid tot geven en nemen. Als één of beide partijen niet openstaat voor dialoog en compromis, is mediation meestal niet effectief en kan een procedure bij de rechter alsnog noodzakelijk zijn.

Voordelen van mediation bij arbeidsconflicten

• Sneller duidelijkheid: Partijen weten snel waar ze aan toe zijn.
• Minder kosten: Mediation is doorgaans goedkoper dan een gerechtelijke procedure.
• Meer regie en betrokkenheid: U werkt samen aan een oplossing die voor beide partijen acceptabel is, in plaats van een opgelegde beslissing van buitenaf.
• Behouden van de relatie (indien gewenst): Mediation biedt ruimte om met elkaar verder te gaan, maar ook om in goed overleg uit elkaar te gaan als dat beter is.

Zo voorkomt u langdurige stress en onnodige escalatie — en blijft de regie zoveel mogelijk bij uzelf.

Een arbeidsconflict hoeft niet direct tot ontslag te leiden, maar kan wel uitmonden in langdurige spanningen of ziekmelding. Daarom is het belangrijk om tijdig actie te ondernemen.

De rol van mediation bij arbeidsconflicten

Mediation is een vorm van bemiddeling waarbij een onafhankelijke mediator beide partijen helpt om tot een oplossing te komen. Het doel is niet om te bepalen wie gelijk heeft, maar om de communicatie te herstellen en afspraken te maken waarmee beide partijen verder kunnen.

Hoe start u een mediationtraject?

Wilt u starten met mediation, dan begint het proces met een gezamenlijk besluit van werkgever en werknemer. Beide partijen zoeken vervolgens een onafhankelijke mediator, vaak aangesloten bij een brancheorganisatie als het NMv (https://www.mediatorsvereniging.nl/) of het MfN (https://mfnregister.nl/).

De procedure verloopt meestal als volgt:

• Gezamenlijke keuze van een mediator. Beide partijen moeten vertrouwen hebben in de persoon die het gesprek gaat begeleiden.
• Afspreken van praktische zaken. Denk aan datums, locatie en eventuele bijzonderheden.
• Opstellen van een mediationovereenkomst. Hierin leggen partijen afspraken vast over vertrouwelijkheid en vrijwilligheid: alles wat besproken wordt, blijft binnenskamers.
• Aanvang van gesprekken. Het traject gaat van start zodra de overeenkomst is getekend, tenzij anders afgesproken.

Deze heldere afspraken vormen de basis voor open gesprekken en vergroten de kans op een duurzame oplossing.

Wie zijn bij mediation aanwezig?

Aan de mediationtafel nemen alleen de betrokken partijen plaats die direct belang hebben bij het conflict, zoals de werknemer en de werkgever. Zij mogen zich laten bijstaan door bijvoorbeeld een advocaat, vakbondsvertegenwoordiger of vertrouwenspersoon. Wilt u zich daadwerkelijk laten vertegenwoordigen (en dus het woord niet zelf voeren), dan is daarvoor een schriftelijke volmacht nodig. Soms vraagt de mediator hier expliciet om.

Willen beide kanten dat er meer mensen aansluiten—denk aan een HR-adviseur of bedrijfsarts—dan kan dat alleen als iedereen daar vooraf mee akkoord gaat. Het uitgangspunt: zo min mogelijk mensen, zodat het gesprek open en veilig blijft.

Verschillende vormen van mediation

Mediation bestaat in diverse smaken, afhankelijk van de situatie en voorkeuren van de betrokken partijen. Naast de gangbare mediation op de werkvloer, zijn er enkele bijzondere varianten waar steeds meer gebruik van wordt gemaakt.

Peer mediation

Bij peer mediation (ook wel ‘bemiddeling door gelijken’) doen collega’s of leeftijdsgenoten dienst als mediator. Vooral in onderwijsomgevingen kiezen scholen hier steeds vaker voor: leerlingen lossen samen conflicten op met hulp van zorgvuldig getrainde medeleerlingen als bemiddelaars. Ook in organisaties kan peer mediation uitkomst bieden, bijvoorbeeld als het gaat om wrijvingen op de werkvloer die baat hebben bij vertrouwelijke, laagdrempelige bemiddeling door een ‘gelijkgestemde’.

Online mediation

In onze digitale wereld vindt mediation steeds vaker volledig online plaats. De gesprekken verlopen via beveiligde online platforms, waarbij de mediator het proces begeleidt zonder fysiek contact. Dit biedt uitkomst als partijen niet op één locatie kunnen of willen zijn, of als directe ontmoetingen gevoelig liggen door emotie of afstand. Online mediation maakt het eenvoudiger om standpunten schriftelijk te verwoorden, op eigen tempo te reageren en toch te werken aan een voor beide kanten acceptabele oplossing.

Deze moderne vormen van mediation kunnen een arbeidsconflict eenvoudiger en sneller oplossen, mits beide partijen bereid zijn om mee te werken aan het proces.

Voordelen van mediation

• Voorkomt escalatie en juridische procedures;
• Biedt ruimte voor herstel van vertrouwen;
• Kan leiden tot afspraken over werkhervatting of beëindiging;
• Bespaart tijd, geld en stress.

Bij mediation ondertekenen beide partijen een mediationovereenkomst met afspraken over vertrouwelijkheid en vrijwilligheid. Alles wat tijdens de gesprekken wordt besproken, blijft geheim en mag niet worden gebruikt in een rechtszaak.

Wat gebeurt er met gemaakte afspraken bij een voortijdig einde van mediation?

Wanneer het mediationtraject tussentijds wordt afgebroken—of dat nu op initiatief van één van de partijen is, of op advies van de mediator—dan heeft dit in principe geen verdere verplichtingen tot gevolg. Alles wat in de gesprekken is besproken, blijft vertrouwelijk en mag niet worden gebruikt buiten de mediation om. Komen partijen er samen niet uit, dan eindigen de verplichtingen die uit de mediation voortvloeiden.

Let op: mocht u tijdens de mediation wél concrete afspraken hebben vastgelegd in een ondertekende overeenkomst, dan blijven deze bindend. Denk hierbij bijvoorbeeld aan afspraken over werkhervatting, geheimhouding of vergoeding. Alleen schriftelijk vastgelegde én ondertekende afspraken behouden dus hun kracht, ook als de rest van het mediationproces wordt stopgezet. Mondelinge toezeggingen zonder handtekening zijn niet afdwingbaar.

Afspraken over kosten en tarieven in de mediationovereenkomst

In de mediationovereenkomst worden duidelijke afspraken gemaakt over het tarief van de mediator en hoe de kosten verdeeld worden. Meestal betalen beide partijen ieder de helft van de kosten, maar er kunnen ook andere regelingen overeengekomen worden, zoals volledige betaling door de werkgever.

Daarnaast staat in de overeenkomst wat er precies onder het uurtarief valt en hoe de betalingsverplichting werkt, ook wanneer mediation niet tot een oplossing leidt. Zo weten alle betrokkenen vooraf waar ze financieel aan toe zijn en zijn er geen verrassingen achteraf.

Uitzonderingen op de geheimhouding bij mediation

Hoewel vertrouwelijkheid een belangrijk uitgangspunt is bij mediation, zijn er enkele uitzonderingen waarbij informatie toch gedeeld mag of zelfs moet worden. In de volgende gevallen kan de geheimhoudingsplicht vervallen:

• Dreiging van een strafbaar feit: Als een van de partijen tijdens de mediation laat blijken dat er sprake is van een misdrijf of ernstig gevaar, kan de mediator verplicht zijn deze informatie te delen met de juiste instanties.
• Klachten- of aansprakelijkheidsprocedures tegen de mediator: Indien iemand een klacht of tuchtzaak tegen de mediator start, mag de mediator relevante stukken uit het mediationtraject gebruiken om zichzelf te verdedigen. Voor andere betrokkenen geldt deze uitzondering beperkter: hun geheimhouding mag alleen worden doorbroken als dit echt noodzakelijk is om de klacht te behandelen.
• Wettelijke meldplicht of meldrecht: In sommige situaties stelt de wet dat bepaalde zaken gemeld moeten worden, bijvoorbeeld bij vermoedens van strafbare feiten.
• Toezicht door gecertificeerde instanties: Wanneer een erkende organisatie zoals de Mediatorsfederatie Nederland (MfN) daarom vraagt in het kader van kwaliteitsbewaking, kan de mediator geanonimiseerde stukken aanleveren. De instantie moet zich daarbij ook aan geheimhouding houden.

In alle andere gevallen blijft de vertrouwelijkheid van het mediationgesprek de norm: wat aan tafel wordt besproken, verlaat de kamer niet.

Hoe lang geldt de geheimhouding na mediation?

De vertrouwelijkheid van mediationgesprekken houdt niet op zodra het traject eindigt. Alles wat tijdens de mediation wordt besproken, blijft strikt geheim—ook als partijen tussentijds stoppen of het traject afsluiten met een overeenkomst. Deze geheimhouding blijft dus gewoon van kracht, ongeacht het resultaat van de mediation. Wat besproken is, mag achteraf niet alsnog in de rechtszaal verschijnen of worden gebruikt in andere procedures.

Kunnen partijen zich laten vertegenwoordigen of adviseren tijdens mediation?

Tijdens een mediation mogen alleen de direct betrokkenen aansluiten: de werkgever, werknemer en eventueel iemand die namens hen spreekt. Wilt u zich laten bijstaan door bijvoorbeeld een advocaat, vakbondsvertegenwoordiger of vertrouwenspersoon? Dat kan, maar daarvoor is meestal toestemming van de andere partij nodig. Ook kan de mediator vragen om een schriftelijke volmacht als u zich officieel laat vertegenwoordigen.

Het uitgangspunt is dat alle aanwezigen bij het gesprek een duidelijk belang hebben bij het conflict. Extra deelnemers worden alleen toegelaten na overleg en instemming van alle betrokkenen, zodat de vertrouwelijkheid en openheid binnen de mediation gewaarborgd blijven.

Wanneer is mediation verplicht?

De wet verplicht mediation niet, maar rechters en het UWV verwachten wel dat partijen eerst proberen een conflict op te lossen voordat zij een procedure starten. Zeker bij een arbeidsconflict tijdens ziekte geldt een verplichting om aan re-integratie mee te werken. Mediation kan hier onderdeel van zijn.

Wat als mediation mislukt?

Als mediation geen resultaat oplevert, zijn er twee mogelijkheden: beëindiging van het dienstverband met wederzijds goedvinden of via de kantonrechter. Bij beëindiging in overleg wordt vaak een vaststellingsovereenkomst opgesteld met afspraken over de transitievergoeding, opzegtermijn en referentie.

Komt het niet tot een gezamenlijke oplossing, dan kan de mediation op verschillende manieren formeel worden beëindigd. Zo stelt de mediator na afloop van de gesprekken aan de hand van de besproken punten en gemaakte afspraken een overeenkomst op. Na ondertekening hiervan is het mediationtraject afgerond en zijn beide partijen aan de afspraken gebonden. Soms schakelt de mediator een externe deskundige in om te zorgen dat de afspraken helder en correct worden vastgelegd.

Het mediationtraject kan ook tussentijds eindigen wanneer de mediator schriftelijk verklaart dat het overleg is beëindigd, of wanneer één van de partijen de andere partij en de mediator op de hoogte stelt van beëindiging. In dat geval vloeien er geen verdere verplichtingen voort uit het mediationtraject, tenzij er tussentijds expliciete afspraken zijn gemaakt en schriftelijk vastgelegd. Deze blijven dan wél gelden.

Belangrijk om te weten: de geheimhoudingsplicht blijft onverminderd van kracht, of het mediationtraject nu met of zonder overeenkomst eindigt. Wat tijdens de gesprekken is besproken, blijft vertrouwelijk en mag niet gebruikt worden in een eventuele procedure.

Lukt het niet om samen tot overeenstemming te komen, dan kan de werkgever een verzoek tot ontbinding van de arbeidsovereenkomst indienen bij de kantonrechter wegens een verstoorde arbeidsverhouding.

Ontbinding wegens verstoorde arbeidsrelatie

De rechter kan een arbeidsovereenkomst ontbinden op grond van artikel 7:669 lid 3 sub g BW: een ernstig en duurzaam verstoorde arbeidsverhouding. Daarbij kijkt de rechter of er eerst voldoende pogingen zijn gedaan om de relatie te herstellen, bijvoorbeeld via mediation. Zijn die pogingen onvoldoende geweest, dan kan de ontbinding worden geweigerd.

Voorbeeld uit de rechtspraak

Een werknemer werd ziek na een conflict met zijn leidinggevende. De werkgever vroeg om ontbinding wegens verstoorde arbeidsverhouding. De kantonrechter wees het verzoek af omdat de werkgever geen mediation had aangeboden. Pas nadat mediation was mislukt, kon ontslag aan de orde zijn.

Rechten en plichten van partijen

Voor werknemers

• U moet meewerken aan redelijke pogingen tot herstel, zoals mediation;
• U mag niet zomaar weigeren deel te nemen zonder goede reden;
• Bij non-actiefstelling behoudt u recht op loon.

Voor werkgevers

• U moet mediation serieus aanbieden bij een arbeidsconflict;
• U mag pas een ontbindingsverzoek indienen als herstel niet mogelijk is;
• U moet rekening houden met de redelijkheid en billijkheid bij beëindiging.

Arbeidsconflict en ziekte: dubbele complexiteit

Een arbeidsconflict gaat vaak samen met ziekte of burn-outklachten. In die situatie gelden de normale regels over ontslag tijdens ziekte en de zorgplicht van de werkgever. De bedrijfsarts kan mediation adviseren als onderdeel van het hersteltraject.

Wat gebeurt er bij de kantonrechter?

Als mediation mislukt, beoordeelt de kantonrechter of de arbeidsovereenkomst moet worden ontbonden. De rechter kijkt naar:

• De ernst en duur van het conflict;
• De pogingen om tot herstel te komen;
• De houding van beide partijen tijdens mediation;
• De mogelijkheid tot herplaatsing in een andere functie.

Bij ontbinding krijgt de werknemer meestal een transitievergoeding. Alleen bij ernstig verwijtbaar gedrag van de werknemer vervalt dat recht. Is juist de werkgever ernstig verwijtbaar, dan kan de werknemer een billijke vergoeding krijgen.

Veelgestelde vragen over arbeidsconflict en mediation

Ben ik verplicht mee te doen aan mediation?

Nee, maar weigeren zonder goede reden kan negatieve gevolgen hebben, bijvoorbeeld bij een procedure over ontslag of loondoorbetaling.

Wat kost mediation?

De kosten worden meestal gedeeld tussen werkgever en werknemer. Bij interne mediation kan het bedrijf zelf de kosten dragen.

Kan ik tijdens mediation ontslagen worden?

In principe niet. Mediation is bedoeld om tot een oplossing te komen. Alleen bij ernstige misdragingen kan een werkgever tussentijds ontslag op staande voet overwegen.

Wat als mediation mislukt?

Dan kunt u via de kantonrechter of het UWV een procedure starten. Laat u daarbij adviseren door een arbeidsrechtadvocaat.

Arslan Advocaten helpt bij arbeidsconflicten en mediation

De arbeidsrechtspecialisten van Arslan Advocaten begeleiden zowel werkgevers als werknemers bij arbeidsconflicten, mediationtrajecten en procedures bij de kantonrechter. Wij helpen om escalatie te voorkomen en bieden ondersteuning bij beëindigingsovereenkomsten of herstel van werkrelaties. Neem contact op voor direct juridisch advies.