Wettelijke en bovenwettelijke vakantiedagen: verschillen en uw saldo

Wettelijke vakantiedagen vormen het minimum; bovenwettelijke dagen zijn extra afgesproken uren. Het onderscheid bepaalt onder meer welke termijnen gelden en of uitbetaling tijdens het dienstverband mogelijk is. Controleer uw saldo daarom per opbouwjaar en per soort vakantie.

Voor wie: werknemers en werkgevers die een verlofsaldo, vervaltermijn of uitbetaling willen controleren. Vakantiedagen zijn iets anders dan vakantiegeld.

Wat is het verschil tussen wettelijke en bovenwettelijke vakantiedagen?

Wettelijke vakantie is het minimum waarop een werknemer volgens de wet recht heeft. Bij een heel jaar werken gaat het in beginsel om vier keer de overeengekomen arbeidsduur per week, uitgedrukt in uren. Bovenwettelijke vakantie bestaat uit extra uren die bijvoorbeeld in de cao of arbeidsovereenkomst zijn afgesproken.

De verdeling is belangrijk omdat niet voor beide soorten uren dezelfde regels gelden. Een totaalregel met alleen “nog 120 uur” zegt daarom te weinig om te kunnen bepalen wanneer uren verdwijnen of mogen worden uitbetaald.

Hoe berekent u het wettelijke minimum?

Fictief rekenvoorbeeld. Een werknemer werkt het hele jaar 32 uur per week. Het wettelijke minimum bedraagt dan in beginsel 4 × 32 = 128 vakantie-uren. Geeft de toepasselijke regeling in totaal 160 vakantie-uren, dan zijn daarvan in dit voorbeeld 32 uren bovenwettelijk.

Reken bij voorkeur in uren. Een “dag” kan bij ongelijke werkdagen meer of minder uren kosten. Bij indiensttreding, uitdiensttreding of een wijziging van arbeidsduur midden in het jaar moet per periode worden gerekend. Controleer bijzondere verlofvormen afzonderlijk; niet ieder soort afwezigheid heeft hetzelfde gevolg voor de opbouw.

Wanneer vervallen wettelijke vakantiedagen?

De hoofdregel is dat niet-opgenomen wettelijke uren zes maanden na afloop van het opbouwjaar vervallen. Voor uren uit 2026 betekent dat in beginsel 1 juli 2027. Maar een automatische verwijdering uit het portaal is nog geen bewijs dat het recht daadwerkelijk is vervallen.

Controleer onder meer of u redelijkerwijs vakantie kon opnemen en welke informatie de werkgever heeft gegeven. De werkgever moet de werknemer daadwerkelijk in staat stellen vakantie te nemen en tijdig wijzen op mogelijk verlies van wettelijke vakantiedagen. Bij discussie zijn concrete waarschuwingen, de gelegenheid om verlof te plannen en eventuele weigeringen van belang. Een ruimere schriftelijke afspraak kan eveneens relevant zijn.

Wanneer verjaren bovenwettelijke dagen?

Voor bovenwettelijke vakantie geldt in beginsel een verjaringstermijn van vijf jaar na het kalenderjaar waarin de aanspraak is opgebouwd. Verjaring en verval zijn verschillende juridische begrippen. Een tijdige en voldoende duidelijke stuitingshandeling kan bij verjaring van belang zijn; ga er niet van uit dat iedere vraag aan HR voldoende is.

Maak per jaar een overzicht. Bewaar de cao, overeenkomst en mutaties uit het verlofsysteem. Laat bij oudere saldi toetsen welke termijn geldt, wanneer die begon en of daarop een beroep kan worden gedaan. Pas de regels voor wettelijke minimumvakantie niet zonder onderzoek precies hetzelfde toe op extra contractuele uren.

Mag u vakantiedagen laten uitbetalen?

Tijdens het dienstverband mogen wettelijke vakantiedagen in beginsel niet worden afgekocht. De bedoeling is dat de werknemer daadwerkelijk rust kan nemen. Voor bovenwettelijke dagen kunnen werknemer en werkgever wel een uitbetaling afspreken; geen van beiden kan dat zonder meer afdwingen.

Bij het einde van het dienstverband moeten resterende vakantieaanspraken worden beoordeeld voor de eindafrekening. Controleer het aantal uren, de juiste loonwaarde en of de werkgever terecht uren heeft afgeschreven. “Vrijgesteld van werk” betekent niet automatisch dat al het vakantietegoed is opgenomen. Zie ook onze gids over de eindafrekening bij ontslag.

Controleer uw verlofsaldo met deze tabel

Vul één regel per opbouwjaar en soort verlof in. Bewaar een gedateerde export of schermafdruk voordat het saldo verandert.

1. Vergelijk het beginsaldo met de vorige jaarafrekening.
2. Controleer de opbouw aan de hand van arbeidsduur en toepasselijke afspraken.
3. Vergelijk afboekingen met uw aanvragen en goedkeuringen.
4. Houd ziekte, bijzonder verlof en vakantie uit elkaar.
5. Vraag per verdwenen saldo om de juridische en administratieve onderbouwing.

Voorbeeldmail bij een onduidelijk of verlaagd saldo

Beste [naam],

In het verlofoverzicht van [datum] zie ik dat mijn saldo is veranderd van [aantal] naar [aantal] uur. Wilt u per opbouwjaar aangeven welk deel wettelijk en bovenwettelijk is, welke uren zijn opgenomen en welke uren volgens u zijn vervallen of verjaard? Graag ontvang ik ook de grondslag van de afboeking en de berichten waarmee ik hierover ben geïnformeerd. Ik ben op dit moment niet akkoord met de betwiste afboeking en behoud mijn aanspraken.

Met vriendelijke groet,
[naam]

Deze voorbeeldmail is een informatieverzoek en een eerste betwisting. Of de tekst in uw situatie ook voldoende is om verjaring te stuiten, moet afzonderlijk worden beoordeeld. Wacht bij een naderende termijn niet op een reactie van HR voordat u advies vraagt.

Wat verandert er bij ziekte of geweigerde vakantie?

Ziekte betekent niet dat alle vakantie onbeperkt blijft staan. Andersom mogen uren evenmin zonder beoordeling worden geschrapt. De mogelijkheid om vakantie op te nemen, de gemaakte afspraken en het soort uren zijn relevant. Onze afzonderlijke gids over vakantiedagen tijdens ziekte behandelt opbouw, vakantieloon en afschrijving uitgebreider.

Als een werkgever vakantie weigert, moet worden bekeken of daarvoor een geldige reden bestaat en welke alternatieven zijn besproken. Bewaar uw aanvraag, de afwijzing en eventuele voorstellen voor een andere periode. Zie ook wat u kunt doen als uw werkgever vakantie weigert.

Welke stukken zijn nodig voor een beoordeling?

• Arbeidsovereenkomst, cao en personeelsregeling.
• Verlofadministratie per jaar en het rooster of de arbeidsduur.
• Aanvragen, goedkeuringen en weigeringen van verlof.
• Waarschuwingen of berichten over dreigend verval.
• Loonstroken en bij uitdiensttreding de eindafrekening.

Met deze gegevens kan een verschil in administratie worden onderscheiden van een juridisch geschil over verval, verjaring of uitbetaling. Dat helpt om de juiste correctie of vordering te formuleren.