U kunt een zakelijke factuur soms verrekenen met een vordering die u zelf op de wederpartij heeft. Daarvoor is meer nodig dan de mededeling dat u nog geld tegoed heeft. Controleer wie de partijen zijn, of de tegenvordering afdwingbaar is, welke afspraken gelden en of u een duidelijke verrekeningsverklaring kunt afleggen.
Een geldige verrekening kan twee betalingsverplichtingen tot hun gezamenlijke bedrag laten eindigen. Een ongeldige verrekening kan juist een betalingsachterstand opleveren, met rente, kosten en mogelijk een procedure. Vooral bij schadeclaims, groepsmaatschappijen en faillissement is een zorgvuldige beoordeling nodig.
Dit artikel behandelt zakelijke geldvorderingen onder Nederlands recht. Bij internationale contracten, belastingen, loon of consumentenverhoudingen kunnen andere regels gelden. Ook wettelijke beslagbescherming en bijzondere insolventieregels kunnen verrekening beperken.
Wat is het verschil tussen verrekenen en opschorten
Bij verrekening worden tegenover elkaar staande vorderingen tot een gelijk bedrag tegen elkaar weggestreept. Bij opschorting stelt u uw eigen betaling of prestatie tijdelijk uit. De schuld verdwijnt door opschorting niet. Het is daarom belangrijk dat uw boekhouding, brief en juridische standpunt op elkaar aansluiten.
Stel dat uw leverancier €12.000 van u vraagt en u een afdwingbare tegenvordering van €3.000 heeft. Een geldige verrekening kan betekenen dat per saldo €9.000 resteert. Alleen intern €3.000 afboeken is echter niet altijd voldoende. De wederpartij moet kunnen begrijpen op welke vordering u zich beroept en dat u wilt verrekenen.
Heeft u nog geen vaststaande of voldoende onderbouwde tegenvordering, maar verlangt u herstel? Dan kan de vraag vooral zijn of u betaling mag opschorten. Lees daarvoor werkzaamheden of betaling opschorten. Kies het middel dat past bij de feitelijke aanspraak.
De voorwaarden van artikel 6 127 BW
Artikel 6:127 BW vormt de algemene basis. Vereist is onder meer dat u een prestatie kunt vorderen die beantwoordt aan uw eigen schuld, dat het om dezelfde wederpartij gaat en dat u bevoegd bent zowel uw schuld te betalen als betaling van uw tegenvordering af te dwingen.
Bij twee geldvorderingen in dezelfde valuta is het soort prestatie meestal duidelijk. Bij verschillende valuta, voorwaardelijke verplichtingen of andere prestaties ontstaat sneller discussie. Controleer bovendien of de tegenvordering al opeisbaar is. Een mogelijke vergoeding die pas na een toekomstige afrekening ontstaat, kunt u niet zonder meer nu gebruiken.
De wet kent daarnaast beperkingen en bijzondere gevallen. Een contractueel verrekeningsbeding kan de bevoegdheid beperken of juist binnen toelaatbare grenzen uitbreiden. Beoordeel het geheel voordat u uit een online model de conclusie trekt dat iedere zakelijke tegenclaim geschikt is.
Het moet in beginsel om dezelfde partijen gaan
Een veelgemaakte fout is verrekening tussen verschillende vennootschappen. U koopt bijvoorbeeld bij Handel BV, terwijl uw adviesfactuur openstaat bij Holding BV. Dat beide vennootschappen dezelfde bestuurder of hetzelfde adres hebben, maakt ze niet tot dezelfde wederpartij.
Een concernbrede verrekeningsafspraak kan relevant zijn, maar vraagt om duidelijke instemming en juridische beoordeling. Ook cessie, contractsoverneming en rekening-courantafspraken kunnen invloed hebben. Een e-mail van één medewerker bindt niet automatisch alle vennootschappen in een groep.
Bij een eenmanszaak is de ondernemer zelf de contractspartij, ook als hij meerdere handelsnamen gebruikt. Toch kunnen bijzondere vermogens, hoedanigheden of wettelijke beperkingen een rol spelen. Kijk dus verder dan het logo op de factuur en leg de volledige juridische namen in uw overzicht vast.
Hoe onderbouwt u de tegenvordering
Een eigen onbetaalde factuur vraagt om bewijs van opdracht, levering, prijs en opeisbaarheid. Een schadevordering vraagt daarnaast om een juridische grondslag, toerekening, causaal verband en een onderbouwde schadeberekening. Het bedrag dat u redelijk vindt, is niet vanzelf het bedrag dat de wederpartij verschuldigd is.
Maak onderscheid tussen werkelijk gemaakte herstelkosten, vervangende inkoop, stilstand en gederfde winst. Omzet is niet hetzelfde als winst. Trek vermeden kosten af waar dat hoort en voorkom dubbeltelling. Een aansprakelijkheidsbeperking of afspraak over uitsluitend herstel kan eveneens invloed hebben.
Bij een nog herstelbare tekortkoming kan verzuim nodig zijn voordat u bepaalde schadevergoeding kunt verlangen. Geef de ander waar vereist een passende herstelmogelijkheid. Wie direct een derde inschakelt en de rekening verrekent, loopt risico als de oorspronkelijke leverancier eerst zelf had moeten kunnen nakomen.
Een betwiste tegenvordering is niet automatisch onbruikbaar
De wederpartij hoeft uw tegenvordering niet vrijwillig te erkennen voordat verrekening juridisch mogelijk kan zijn. Anders zou ieder verrekeningsrecht eenvoudig kunnen worden geblokkeerd door de claim te ontkennen. Wel moet de tegenvordering daadwerkelijk bestaan en aan de overige voorwaarden voldoen.
De onzekerheid zit vaak in het bewijs. Als later blijkt dat de claim niet bestaat, kan uw eigen factuur alsnog onbetaald zijn gebleven. Rente en andere gevolgen kunnen dan vanaf een eerder moment doorlopen. Een verrekeningsverklaring is daarom geen manier om het risico van een zwakke schadeclaim weg te nemen.
Onderbouw uw positie alsof u de tegenvordering zelf bij de rechter moet instellen. Voeg de relevante stukken toe en benoem welke onderdelen nog ter discussie staan. Vermijd grote afgeronde bedragen zonder berekening of verklaringen over schade die u nog niet kunt concretiseren.
Wat als verrekening contractueel is uitgesloten
Algemene voorwaarden bevatten regelmatig een bepaling dat betaling zonder verrekening moet plaatsvinden. Onderzoek eerst of de voorwaarden geldig zijn overeengekomen en tijdig beschikbaar zijn gesteld. De inhoud en reikwijdte van het beding vragen vervolgens om uitleg.
Een beperking in een zakelijke overeenkomst is niet automatisch ongeldig omdat zij voor u nadelig uitpakt. Tegelijk is geen enkel beding zonder context onaantastbaar. Onder meer de redelijkheid en billijkheid en het algemenevoorwaardenrecht kunnen relevant zijn. Voor een kleine ondernemer kunnen bijzondere omstandigheden meewegen, maar consumentenbescherming geldt niet vanzelf volledig.
Bespreek vóór het sluiten van een contract of een uitzondering nodig is voor erkende of onherroepelijk vastgestelde tegenvorderingen. Tijdens een conflict kunt u zo’n uitzondering niet eenzijdig aan de overeenkomst toevoegen. Zie ook algemene voorwaarden voor zzp en mkb.
Hoe verklaart u dat u verrekent
Een verrekeningsverklaring moet de wederpartij bereiken en voldoende duidelijk maken welke vorderingen u tegenover elkaar stelt. Vermeld contractspartijen, factuurnummers, bedragen, opeisbaarheid en de grondslag van de tegenvordering. Leg vast welk restant u nog betaalt of vordert.
Een verklaring kan soms uit gedragingen volgen, maar een schriftelijke en aantoonbaar ontvangen mededeling voorkomt veel bewijsdiscussie. Bewaar het oorspronkelijke bericht en bijlagen. Een spreadsheet zonder begeleidende uitleg kan voor een ontvanger onduidelijk zijn.
Controleer bij meerdere openstaande posten ook de toerekening en gevolgen voor rente. De wet bevat regels voor het moment waarop verrekening werkt en voor bepaalde bijkomende aanspraken. Pas niet zelfstandig een willekeurige betaaldatum toe omdat dat boekhoudkundig prettig uitkomt.
Voorbeeld van een verrekeningsverklaring
Onderstaande tekst is alleen bruikbaar wanneer uw bevoegdheid en tegenvordering voldoende zijn onderzocht. Zij is geen standaardoplossing voor een nog onduidelijke schadeclaim.
Onderwerp: verrekening van factuur [nummer] met [tegenvordering]
Uw onderneming [volledige naam] vordert van onze onderneming [volledige naam] betaling van factuur [nummer] van [bedrag], opeisbaar sinds [datum]. Onze onderneming heeft op uw onderneming een vordering van [bedrag] uit hoofde van [concrete overeenkomst, factuur of schadegrondslag], opeisbaar sinds [datum]. De onderbouwing en berekening vindt u in de bijlagen.
Wij verklaren deze vorderingen met elkaar te verrekenen tot een bedrag van [bedrag], voor zover aan de wettelijke en contractuele voorwaarden is voldaan. Na deze verrekening resteert volgens onze berekening [bedrag] ten gunste van [partij]. Wij voldoen het door ons verschuldigde restant op [datum] of verzoeken u het aan ons verschuldigde restant op [datum] te voldoen.
Deze verklaring heeft uitsluitend betrekking op de hiervoor benoemde posten. Zij houdt geen afstand in van overige aanspraken. Indien u de grondslag of berekening betwist, ontvangen wij graag uw concrete reactie en relevante stukken.
Een voorbehoud dat voorwaarden moeten zijn vervuld maakt een ongeldige verrekening niet alsnog geldig. Laat bij twijfel de verklaring, het bedrag en eventuele alternatieve aanspraken samen beoordelen. Soms past een regeling of een opschortingsverklaring beter.
Fictief voorbeeld van een deels geldige verrekening
Een groothandel moet €15.000 betalen voor een levering. De leverancier moet op zijn beurt een eerdere, erkende creditpost van €2.000 terugbetalen. Daarnaast claimt de groothandel €8.000 wegens een vertraagde levering, maar de berekening bestaat alleen uit een schatting van gemiste omzet.
De creditpost en de schadeclaim vragen om een afzonderlijke beoordeling. Het kan zijn dat de eerste post geschikt is voor verrekening, terwijl voor de schadeclaim nog onvoldoende bewijs of een noodzakelijke voorwaarde ontbreekt. Het is dan onjuist om alle bedragen als één vanzelfsprekende aftrekpost te behandelen.
Partijen kunnen een regeling treffen waarbij het onbetwiste saldo wordt betaald en de schadeclaim apart wordt onderzocht. Leg vast of de betaling met voorbehoud gebeurt en of de wederpartij een finale afrekening verlangt. Een betaling “tegen finale kwijting” kan verdergaande gevolgen hebben dan bedoeld.
Verrekening bij cessie factoring en verpanding
Als een factuur is overgedragen aan een factor of andere schuldeiser, verandert de analyse. De wet bevat bescherming voor bepaalde verweermiddelen en verrekeningsposities tegenover een nieuwe schuldeiser, maar niet iedere later ontstane tegenclaim blijft bruikbaar.
Onderzoek wanneer de overdracht of verpanding plaatsvond, wanneer u daarvan op de hoogte raakte en wanneer uw tegenvordering ontstond en opeisbaar werd. Ook het verband met dezelfde rechtsverhouding kan van belang zijn. Bewaar de kennisgeving van de factor en het oorspronkelijke contract.
Betaal of verreken niet uitsluitend op basis van een gewijzigd rekeningnummer in een e-mail. Verifieer de identiteit en bevoegdheid van de nieuwe ontvanger via een betrouwbaar kanaal. Bij twijfel over fraude of bevoegdheid is eerst onderzoek nodig voordat een betaling bevrijdend kan worden geacht.
Verrekening rond faillissement
Bij faillissement geldt een eigen regime, onder meer in artikelen 53 en 54 Faillissementswet. De vraag wanneer schuld en vordering zijn ontstaan of uit eerdere handelingen voortvloeien, kan doorslaggevend zijn. Ook het overnemen van vorderingen of schulden in het zicht van een faillissement kan beperkingen opleveren.
Koop daarom niet zonder advies een vordering op een noodlijdende contractspartij om die vervolgens weg te strepen tegen uw eigen schuld. Wat buiten faillissement mogelijk lijkt, kan tegenover een curator anders uitpakken. De goede trouw en het moment van de transactie kunnen relevant zijn.
Meld uw verrekeningsstandpunt tijdig aan de curator met alle stukken. Een eigen administratieve boeking vervangt die onderbouwing niet. Lees voor de bredere gevolgen faillissement van een contractpartij.
Wat doet de rechter met een verrekeningsverweer
Wanneer u wordt aangesproken tot betaling, kunt u onder omstandigheden een beroep op verrekening doen. Artikel 6:136 BW geeft de rechter de mogelijkheid een vordering toe te wijzen ondanks dat verweer wanneer de gegrondheid ervan niet eenvoudig is vast te stellen en de oorspronkelijke vordering overigens toewijsbaar is.
Dat betekent niet dat uw tegenvordering inhoudelijk verdwijnt. Het kan wel betekenen dat u haar via een eigen vordering of passende procesroute moet laten beoordelen. Bespreek daarom tijdig of een tegenvordering in dezelfde procedure moet worden ingesteld en welke procesregels daarvoor gelden.
Een ingewikkelde schadeberekening is niet per definitie kansloos, maar kan de procedure duurder en langer maken. Vergelijk het belang van verrekening met de kosten van deskundigen, het bewijsrisico en de liquiditeitsgevolgen van een mogelijke betalingsveroordeling.
Zorg dat administratie en btw blijven kloppen
Verrekening is een wijze van afwikkelen en betekent niet automatisch dat de oorspronkelijke levering of vergoeding wordt verminderd. Een creditfactuur heeft een andere functie dan een verrekeningsverklaring. Laat uw boekhouder vastleggen welke posten door betaling en welke door verrekening zijn afgeboekt.
Wanneer partijen een prijsvermindering overeenkomen of een schadevergoeding betalen, kunnen de fiscale gevolgen verschillen. De civielrechtelijke kwalificatie en btw-behandeling lopen niet altijd gelijk. Laat die verwerking controleren en gebruik geen creditnota alleen om een juridisch geschil administratief te laten verdwijnen.
Bewaar ook na de afwikkeling de onderliggende stukken. Een latere controle, procedure of faillissement kan opnieuw vragen oproepen over het bestaan, tijdstip en bedrag van de verrekening. Zorg dat de verklaring terug te vinden is naast de betreffende facturen.
Praktische controle voordat u verrekent
- Zijn beide vorderingen tussen dezelfde juridische partijen?
- Bestaan de tegenvordering en de bevoegdheid om betaling af te dwingen?
- Zijn contractuele beperkingen, cessie of insolventie onderzocht?
- Is het bedrag onderbouwd en zijn rente en kosten correct verwerkt?
- Is de verklaring duidelijk en aantoonbaar aan de wederpartij verzonden?
- Blijft na verrekening een bedrag over dat tijdig moet worden betaald?
Bij bedrijfsrecht voor ondernemers kunt u laten beoordelen of verrekening in uw situatie mogelijk en verstandig is. Stuur beide contracten, de facturen, de berekening van de tegenclaim en eventuele overdrachtsberichten mee. Daarmee kan gericht worden gekeken naar de juridische bevoegdheid én het risico als de wederpartij de verrekening afwijst.
Controleer een saldobevestiging voordat u tekent
Partijen wisselen bij een langdurige handelsrelatie soms periodiek een saldo-overzicht uit. Een handtekening daaronder kan later betekenis hebben voor de erkenning van bedragen of de uitleg van een afrekening. Lees daarom of u alleen de administratie bevestigt of ook afstand doet van betwiste posten.
Neem een concreet voorbehoud op als een tegenvordering nog wordt onderzocht. Benoem welke factuur of schadepost buiten de bevestiging blijft. Een algemeen voorbehoud onder een document dat elders spreekt over een definitieve en volledige afwikkeling kan opnieuw onduidelijkheid opleveren.
Laat bij meerdere facturen de berekening doorlopen tot het uiteindelijke saldo. Vermeld eerst de oorspronkelijke hoofdsommen, daarna betalingen, creditposten en verrekening. Zet rente en kosten apart. Daarmee kan de wederpartij uw berekening controleren en ziet uw boekhouder welke post werkelijk is afgewikkeld.
Een saldobevestiging is ook een goed moment om de contractspartijen opnieuw te controleren. Bij een gewijzigde bedrijfsnaam of overgenomen activiteit kan ongemerkt een andere rechtspersoon in de administratie terechtkomen. Die administratieve samenvoeging creëert geen juridische bevoegdheid om alle oude en nieuwe posten onderling te verrekenen.
Veelgestelde vragen
Kan ik verrekenen zonder toestemming van de klant?
Dat kan als de wet en de overeenkomst u die bevoegdheid geven. Toestemming is niet altijd vereist, maar de tegenvordering moet bestaan en aan de voorwaarden voldoen. Een duidelijke verklaring blijft belangrijk voor het bewijs en de afwikkeling.
Mag ik een schadeclaim verrekenen die nog wordt betwist?
Een betwisting sluit verrekening niet automatisch uit. U draagt wel het risico dat de schadeclaim later geheel of gedeeltelijk ongegrond blijkt. Onderbouw de tekortkoming, schade en overige voorwaarden voordat u betaling vermindert.
Kan ik een factuur van de werkmaatschappij verrekenen met de holding?
Niet zonder meer. Het gaat om verschillende rechtspersonen. Een bijzondere afspraak of juridische constructie kan invloed hebben, maar dezelfde eigenaar, bestuurder of handelsnaam is op zichzelf onvoldoende om wederkerigheid aan te nemen.
Moet ik een creditfactuur maken?
Niet alleen omdat u verrekent. De onderliggende vergoeding kan ongewijzigd blijven terwijl de betaling op een andere manier wordt afgewikkeld. Laat een prijsaanpassing, schadevergoeding en verrekening administratief en fiscaal van elkaar onderscheiden.
Mag ik nog verrekenen als de ander failliet is?
Soms, maar dan gelden bijzondere regels. Tijdstip, oorsprong en eventuele overname van de vorderingen zijn belangrijk. Leg uw positie met stukken aan de curator voor en laat de faillissementsrechtelijke voorwaarden beoordelen.
Wat als mijn verrekening later ongeldig blijkt?
Dan kan uw oorspronkelijke betalingsverplichting geheel of gedeeltelijk zijn blijven bestaan. Rente, kosten en andere gevolgen kunnen volgen. Betaal daarom het onbetwiste restant en beoordeel vooraf hoe sterk de tegenvordering werkelijk is.
Bronnen en juridische basis
- Burgerlijk Wetboek Boek 6: artikelen 127–141 en relevante regels over schadevergoeding en opschorting.
- Faillissementswet: artikelen 53 en 54.
