Goede algemene voorwaarden stelt u op vanuit uw eigen werkwijze: wat levert u, wanneer moet de klant betalen, wanneer bent u aansprakelijk en hoe eindigt de samenwerking? Gebruik de wettelijke grenzen van artikel 6:231 tot en met 6:247 BW: een beding mag niet onredelijk bezwarend zijn, en tegenover consumenten zijn bepaalde bedingen verboden (zwarte lijst) of vermoedelijk onredelijk (grijze lijst). Zorg daarna dat de klant de voorwaarden vóór of bij het sluiten van de overeenkomst krijgt; deponeren bij de KVK alleen is meestal niet genoeg.
Geschreven door Onur Arslan, advocaat bij Arslan Advocaten. Onur Arslan is sinds 2009 bedrijfsrechtadvocaat en heeft bij internationale advocatenkantoren in Amsterdam en New York ervaring opgedaan als advocaat en faillissementscurator. Inhoudelijk bijgewerkt op 30 oktober 2026 aan de hand van de wettekst en de officiële informatie van de betrokken instanties.
Wat zijn algemene voorwaarden?
De wet omschrijft algemene voorwaarden als bedingen die zijn opgesteld om in een aantal overeenkomsten te worden opgenomen, met uitzondering van de kernbedingen, zoals de prijs en de omschrijving van de prestatie, mits die duidelijk en begrijpelijk zijn (artikel 6:231 BW). Het zijn dus de vaste spelregels die u bij iedere opdracht of verkoop wilt laten gelden.
Wanneer uw voorwaarden juridisch gelden en hoe u ze correct ter hand stelt, bespreken we uitgebreid in algemene voorwaarden voor zzp en mkb: wanneer zijn ze geldig? Dit artikel gaat over het opstellen zelf.
Stappenplan: algemene voorwaarden opstellen
- Breng uw werkwijze in kaart. Hoe komt een opdracht tot stand (offerte, bestelling, mail)? Werkt u met aanbetalingen, deelleveringen, meerwerk? Wat gaat er in de praktijk vaak mis?
- Bepaal uw klantgroep. Zakelijke klanten, consumenten of beide? Voor consumenten gelden veel strengere regels. Verkoopt u online aan consumenten, lees dan ook algemene voorwaarden voor een webshop.
- Kies per onderwerp een redelijke regeling (zie de checklist hieronder).
- Toets aan de wet en uw branche. Zijn er brancheafspraken of dwingende regels (bijvoorbeeld bij bouw, transport of zorg)?
- Schrijf begrijpelijk. Onduidelijke bedingen worden bij consumenten in hun voordeel uitgelegd en lokken bij zakelijke klanten discussie uit.
- Regel de verstrekking. Stuur ze mee met offerte en opdrachtbevestiging en laat de klant tekenen of digitaal akkoord geven.
- Onderhoud ze. Pas ze aan als uw werkwijze, de wet of de rechtspraak verandert, en bewaar welke versie bij welke klant gold.
Checklist: wat zet u in uw algemene voorwaarden?
| Onderwerp | Waar het om gaat | Let op |
|---|---|---|
| Toepasselijkheid en definities | Op welke offertes, opdrachten en leveringen de voorwaarden van toepassing zijn | Wijs voorwaarden van de klant uitdrukkelijk van de hand (zie battle of forms) |
| Offertes en totstandkoming | Geldigheidsduur, vrijblijvendheid, wanneer de opdracht is gesloten | Bij consumenten geen onredelijk lange of onbepaalde termijn voor uzelf |
| Prijzen en prijswijzigingen | Btw, reiskosten, indexering | Een prijsverhoging binnen drie maanden na het sluiten mag bij consumenten alleen als de consument dan mag ontbinden |
| Uitvoering en meerwerk | Termijnen, medewerking van de klant, wijziging van de opdracht | Leg vast hoe meerwerk wordt opgedragen en berekend |
| Levering en risico | Plaats, tijdstip, overgang van risico, eigendomsvoorbehoud | Een leveringstermijn is meestal geen fatale termijn, tenzij u dat afspreekt |
| Betaling en incasso | Termijn, rente, incassokosten | Bij consumenten gelden wettelijke regels voor incassokosten |
| Klachten en garantie | Hoe en binnen welke termijn klachten worden gemeld | Een te korte klachttermijn kan onredelijk bezwarend zijn |
| Aansprakelijkheid | Beperking tot directe schade, maximumbedrag, verzekeringsdekking | Bij opzet of bewuste roekeloosheid helpt een beperking niet; zie aansprakelijkheid beperken |
| Overmacht | Wanneer u niet hoeft na te komen en wat dan geldt | Zie overmacht bij een contract |
| Intellectueel eigendom en geheimhouding | Wie eigenaar is van ontwerpen, software of teksten | Belangrijk voor creatieve en ICT-dienstverleners |
| Beëindiging en opschorting | Opzegging, ontbinding, gevolgen voor lopende werkzaamheden | Bij consumenten mag u de wettelijke ontbindingsrechten niet uitsluiten |
| Toepasselijk recht en bevoegde rechter | Nederlands recht, forumkeuze of arbitrage | Bij consumenten is een afwijkende forumkeuze beperkt toegestaan |
De zwarte en grijze lijst
Voor overeenkomsten met consumenten bevat de wet twee lijsten. Bedingen op de zwarte lijst (artikel 6:236 BW) worden altijd als onredelijk bezwarend aangemerkt, bijvoorbeeld een beding dat de consument het recht op ontbinding ontneemt of dat de gebruiker zelf laat beoordelen of hij tekortschiet. Bedingen op de grijze lijst (artikel 6:237 BW) worden vermoed onredelijk bezwarend te zijn, zoals een ongebruikelijk lange leveringstermijn of het uitsluiten van een wettelijke schadevergoedingsplicht. De gebruiker mag dan bewijzen dat het beding in de omstandigheden toch redelijk is.
Tegenover zakelijke klanten gelden de lijsten niet rechtstreeks. Wel kan een rechter een beding dat op een van de lijsten staat ook tegenover een kleine ondernemer onredelijk bezwarend vinden, via de open norm van artikel 6:233 onder a BW. Grote ondernemingen, met 50 of meer werknemers of een gepubliceerde jaarrekening, kunnen zich niet op die vernietigingsgronden beroepen (artikel 6:235 BW).
Wie z’n voorwaarden gelden: battle of forms
Verwijst u in uw offerte naar uw voorwaarden en de klant in zijn opdracht naar de zijne, dan gelden volgens artikel 6:225 lid 3 BW in beginsel de voorwaarden waarnaar het eerst is verwezen, tenzij de tweede partij die uitdrukkelijk van de hand wijst. Neem daarom in uw offerte zelf al de verwijzing op en wijs andere voorwaarden uitdrukkelijk af. Bij internationale contracten kunnen andere regels gelden; zie internationale contracten onder Nederlands recht.
Algemene voorwaarden in het Engels
Werkt u met buitenlandse klanten, dan is een Engelse versie handig. Zorg dat de Nederlandse en Engelse versie inhoudelijk gelijk zijn en bepaal welke versie voorgaat bij verschil. Let op: voor overeenkomsten tussen bedrijven die niet allebei in Nederland zijn gevestigd, gelden de Nederlandse regels over algemene voorwaarden niet automatisch (artikel 6:247 lid 2 BW). Daar kunnen andere regels gelden, bijvoorbeeld het Weens Koopverdrag bij de internationale koop van goederen. Een klant die geen Nederlands spreekt, kan bovendien sneller betogen dat hij geen redelijke mogelijkheid had om van Nederlandstalige voorwaarden kennis te nemen.
Deponeren bij de KVK: nuttig, maar niet genoeg
U kunt uw voorwaarden deponeren bij de KVK of de griffie van een rechtbank. Dat is niet verplicht en maakt de voorwaarden niet vanzelf geldig. Volgens artikel 6:234 BW moet u de voorwaarden vóór of bij het sluiten van de overeenkomst ter hand stellen of elektronisch beschikbaar stellen. Alleen als dat redelijkerwijs niet mogelijk is, volstaat de mededeling dat ze zijn gedeponeerd en op verzoek worden toegezonden. Deponeren is vooral handig als bewijs van welke versie op welk moment gold.
Een voorbeeld of model gebruiken?
Modellen van brancheorganisaties zijn vaak een goed startpunt, omdat zij soms in overleg met consumentenorganisaties zijn opgesteld. Een voorbeeld van internet of van een concurrent kopiëren is riskant: de voorwaarden passen niet bij uw werkwijze, kunnen auteursrechtelijk beschermd zijn en bevatten soms bedingen die tegenover uw klanten niet houdbaar zijn. Gebruik een voorbeeld als checklist, niet als eindproduct.
Fictief voorbeeld: een fotograaf zonder IE-afspraak
Een fotograaf levert bedrijfsfoto’s aan een webwinkel. Zijn voorwaarden, ooit overgenomen van een collega, regelen betaling en annulering, maar zeggen niets over gebruiksrecht. De webwinkel gebruikt de foto’s ook in advertenties en op verpakkingen. Achteraf ontstaat discussie over wat in de prijs inbegrepen was. Een korte bepaling over licentie, gebruiksduur en naamsvermelding had dit voorkomen.
Wilt u dat wij meekijken? Bel 070 450 0300 of laat uw gegevens achter via het contactformulier op deze pagina. Houd de statuten, contracten en eventuele termijnen bij de hand.
Veelgestelde vragen
Ben ik verplicht algemene voorwaarden te hebben?
Nee. Zonder voorwaarden gelden de wettelijke regels en wat u per opdracht afspreekt. Voorwaarden helpen wel om risico’s te beperken en discussies te voorkomen.
Wat kost het om algemene voorwaarden te laten opstellen?
Dat hangt af van de complexiteit, uw branche en of u ook met consumenten werkt. Vraag vooraf een vaste prijs of een begroting.
Kan ik mijn voorwaarden zelf schrijven?
Dat mag. Laat ze daarna wel juridisch toetsen, vooral de bepalingen over aansprakelijkheid, betaling en beëindiging en, bij consumenten, de zwarte en grijze lijst.
Zijn voorwaarden op mijn website genoeg?
Meestal niet. U moet ze vóór of bij het sluiten van de overeenkomst verstrekken, digitaal zo dat de klant ze kan opslaan. Een link in de offerte naar een pdf die kan worden gedownload, is daarvoor een gebruikelijke oplossing.
Mag ik mijn voorwaarden tussentijds wijzigen?
Voor nieuwe opdrachten kunt u nieuwe voorwaarden gebruiken als u ze opnieuw verstrekt. Voor lopende overeenkomsten is een eenzijdige wijziging alleen mogelijk als dat is afgesproken en redelijk is.
Bronnen en juridische basis
- Burgerlijk Wetboek Boek 6, artikelen 225 en 231 tot en met 247
- Ondernemersplein: algemene voorwaarden
Bronnen gecontroleerd op 30 oktober 2026. Regels en rechtspraak kunnen wijzigen; controleer bij twijfel de genoemde officiële bron.
Deze pagina geeft algemene informatie en is geen juridisch advies over uw eigen situatie. Aan de inhoud kunnen geen rechten worden ontleend.
